Även om dokumentmallar kan spara dig mycket tid och energi, så använder många ordbehandlingsanvändare en snabb och smutsig metod istället: De formaterar ett dokument efter sina behov och fortsätter att använda den här filen som grund för alla ytterligare dokument av samma typ. Denna metod har flera nackdelar, varav den främsta är att användare oavsiktligt kan skriva över sina gamla filer. Om de snabbt ser sitt misstag kan de återställa den gamla versionen från en säkerhetskopia.

En annan nackdel med den snabba och smutsiga metoden är att användare tenderar att glömma att uppdatera en del av uppgifterna från det ursprungliga brevet, som till exempel datum eller mottagarens adress. Tänk dig bara hur förvånad man måste bli om man får ett brev från 2017 ... år 2019! Eller när Mr. Emerson får ett brev som börjar med ”Bästa Mrs. Miller” – hoppsan.

Den rena metoden är att använda mallar. Många användare inser inte att de redan använder en mall när de trycker på Ctrl+N för att skapa ett nytt dokument i TextMaker: standardmallen som skapats av SoftMaker, en fil som heter Normal.tmvx och som finns i Documents\SoftMaker\Templates 2018\English.

Anpassa standardmallen

Låt oss börja smått – genom att anpassa denna standardmall en aning. Säkerhetskopiera först Normal.tmvx-filen genom att spara den under ett annat namn: ”Normal (original).tmvx” bör göra. Nu kan du öppna och redigera Normal.tmvx med vetskapen att du alltid kan återgå till standardmallen vid behov.

Skriv ett par stycken testrubriker och text i mallen. Formatera rubrikerna med styckeformatet ”Rubrik 1” Du kommer att märka att standardteckensnittet för rubriker är Arial, medan brödtexten använder Times New Roman som standard. Låt oss modernisera saker och ting en aning. Välj en och formatera den med ett teckensnitt från listrutan för teckensnitt. Jag valde ”Cambria” eftersom det är ett stiligt teckensnitt. Högerklicka nu på den valda rubriken och välj Styckeformat från snabbmenyn. I den mellersta kolumnen i dialogrutan Styckeformat klickar du på Uppdatera från text och klicka sedan på Använd för att lämna dialogrutan.

Från och med nu kommer alla rubriker i detta dokument att visas i Cambria-teckensnittet som standard – inklusive ”Rubrik 2”, ”Rubrik 3” och ”Rubrik 4”, eftersom de ärver sitt teckensnitt från ”Rubrik 1”.

Välj nu ett stycke av brödtext – det snabbaste sättet att göra detta är att klicka tre gånger på en plats i stycket. Välj ett teckensnitt som du gillar från menyn för val av teckensnitt. Jag valde ”Calibri” och ställde in teckenstorlek till ”11” för bättre läsbarhet. Uppdatera styckeformatet ”Normal” enligt beskrivningen ovan. Alla stycken som är formaterade som ”Normal” ska nu matcha det nya teckensnittet. Detta är en god möjlighet att justera styckeformatet ytterligare med hjälp av knappen Redigera från dialogrutan Styckeformat. Du kan bland annat ställa in ytterligare styckavstånd, som till exempel ”5 pt” före och efter varje stycke.

Välj hela texten (Ctrl+A eller Hem | Markera alla) och tryck sedan på Del-tangenten för att rensa innehållet i dokumentet. När du har sparat mallen använder alla nya dokument skapade med Ctrl+N dina nya standardinställningar för stycken.

Anpassa en annan mall

Samma principer kan tillämpas på andra mallar. Mallar kan också innehålla fält som TextMaker fyller i automatiskt. Ta till exempel mallen ”Personal Letter 6” (”Personligt brev 6”) (Arkiv | Öppna, navigera till Documents\SoftMaker\Templates 2018\English\Letter och välj Personal Letter 6.tmvx). Denna mall infogar automatiskt ditt namn, adress och telefonnummer i flera fördefinierade fält förutsatt att du tidigare har fyllt i dina personuppgifter med knappen Användarinformation på Allmänt i dialogrutan Arkiv | Alternativ.

Observera däremot att mallen kanske inte helt uppfyller dina behov ännu. I följande steg visar jag dig hur man:

• ställer in en kopia av mallen
• justerar förinställda fält
• ställer in fälten för adressinformation så att de visas på efterföljande sidor

Spara först mallen under ett nytt namn, som till exempel ”Personligt brev 6a” eller ”Personligt brev 6 (anpassad)”. Därefter kan du justera standardteckensnittet på det sätt som beskrivs ovan.

Var försiktig med att tillämpa dina manuella teckensnittsändringar för brevhuvudet och sidfoten på styckeformatet – detta ändrar även formateringen för alla andra områden i dokumentet. Om du vill ställa in ett annat teckensnitt för brevhuvudet och sidfoten utan att påverka brödtexten, ska du se till att du gör dina ändringar i de fördefinierade styckeformaten ”Sidhuvud” och ”Sidfot”.

Anpassa brevhuvudet

Härnäst märker du att sidfoten har en tom rad: Eftersom inget faxnummer har angetts i dialogrutan Användarinformation förblir utrymmet efter ”Fax:” tomt.

Istället för att gå ut och köpa en faxmaskin kan vi välja att radera raden. Du gör detta rent genom att först göra alla fältnamn synliga: På fliken Visa i dialogrutan väljer du ”Fältnamn” och ”Skugga fält”.

Nu kan du välja raden ”Fax: {Användare.Fax}” och radera den. Detta är en utmärkt möjlighet att lägga till mer information från användarfältet, som till exempel ditt mobilnummer. Skriv ”Mobile:” i det utrymme som tidigare användes av faxplatshållaren och lägg sedan till ett användarfält genom Infoga | Fält | Användarinformation | Telefon 2. Raden ska nu visa ”Mobile: {Användare.Telefon 2}”.

Om du vill internationella brev kanske du vill lägga till fältet ”Land” från din användarinformation till brevhuvudet – proceduren är i stort sett densamma som med mobilnumret.

När du är klar med att anpassa fälten med användarinformation som ska visas i brevhuvudet och botten, återställer du det vanliga visningsläget genom att återgå till fliken Visa i menyfliken och avmarkera ”Fältnamn”. Jag lämnar vanligtvis ”Skugga fält” på för ytterligare finjustering. Om layouten nu inte visar något där du tidigare infogat ett fält med ”Användarinformation”, ska du kontrollera om du har fyllt i dessa fält i avsnittet ”Användarinformation” i dialogrutan Alternativ.

Anpassa huvudsidan

När du skriver brevets brödtext inser du snart att mallen bara innehåller ditt namn och din adress på första sidan. Om du klickar på den gråa marginalen på brevhuvudet kommer du att se ett skepps ankarsymbol på sidans vänstra kant. Detta innebär att textramen är förankrad i början av sidan – liksom ramen som innehåller ditt telefonnummer och din e-postadress.

Den här inställningen är bra för korta brev, men vad händer om ditt brev blir långt och kräver mer än en sida? Den enkla lösningen är att skriva korta brev. En mer praktisk lösning på detta problem är att flytta dessa sidelement till huvudsidan.

Huvudsidor är vanliga funktioner i desktop publishing-program. Designers placerar dessa element på en separat sida för att säkerställa att vissa designelement upprepas på alla sidor. Sidnummer och annan information som passar in i en enda rad kan flyttas till sidhuvuden och sidfötter, men det är bäst att ha större block med text och grafik på huvudsidan.

Huvudsidor ställs in med objektramar, precis som i ett desktop publishing-paket. TextMaker stöder flera ramtyper, inklusive text- och bildramar. De infogas genom avsnittet Alternativ i menyfliken Infoga. Eftersom de aktuella brevhuvudelementen redan finns i textrutor, behöver de bara flyttas till huvudsidan så att de upprepas på varje sida.

Ett klick på den övre grå ramen gör dess kant blå och visa åtta punkter som används för att ändra storlek. Ignorera dessa punkter för tillfället och klicka istället på ramkanten. Tryck ned Shift-tangenten på tangentbordet och välj sedan den undre ramen på samma sätt. Klipp dem nu från sidan med Hem | Klipp ut.

Byt till huvudsidan med Vy | Huvudsida och klistra in rutorna med Hem | Klistra in. Byt tillbaka till standardvyn med Vy | Standard, och du kommer att märka att sidan ser exakt ut så som den gjorde tidigare. Om du vill se skillnaden måste du lägga till ett par stycken i brödtexten. Så snart texten flödar till följande sida ser du ändringen.

Slutliga justeringar

Men du kanske också ser några problem: Texten flödar tyvärr runt de fasta elementen. Du kan också flytta rutorna i standardläget av misstag och förstöra layouten. En bedrövlig guideförfattare kanske lämnar detta problem åt läsaren att lösa. Men misströsta ej ...

Formateringsproblemet åtgärdas ganska enkelt genom att ändra figursättningsläget för ramarna. Denna förändring orsakar däremot ett nytt problem med den översta ramen: Adressfälten rör sig automatiskt nedåt för att ge plats. Du kan förbereda dig för detta genom att ställa in en stödlinje vid den aktuella positionen. Byt till Objektläge med Visa | Objektläge och klicka och dra muspekaren från den övre linjalen till den position där adressfälten börjar.

Växla tillbaka till Standardläge och välj en av textramarna Högerklicka på gränsen för att öppna snabbmenyn och välj det nedre alternativet Egenskaper. Dialogrutan Objektegenskaper kan verka överväldigande, men lyckligtvis är den mycket bra organiserad. Klicka på fliken Layout och välj alternativet längst till vänster under ”Figursättning”. Gör samma sak med den andra textramen.

Du löser problemet med den förskjutna adresstexten genom att klicka i dokumentet, flytta markören till toppen (görs enkelt med Ctrl+Home) och sedan trycka försiktigt på Delete-tangenten tills adressen står i linje med stödlinjen igen. Du kan nu ta bort stödlinjen med hjälp av Visa | Rutnät och stödlinjer | Stödlinjer | Mer och knappen Radera på fliken Stödlinjer i dialogrutan.

Nu när allt är konfigurerat ska du låsa huvudsideselementen på plats. Detta görs i filegenskaperna: Öppna Arkiv | Egenskaper och växla till fliken Visa. Avsnittet ”Låsning” innehåller alternativet ”Lås objekt på huvudsidan”. När detta är inställt kan textramarna endast redigeras i visningsläget ”Huvudsida”.

Spara resultatet så har du en helt ny flersidig brevmall. (Pust.)

Du kan ladda ner den slutliga dokumentmallen här.

Den andra delen av denna guide kommer att titta på mer komplexa sätt att använda huvudsidan, inklusive återkommande logotyper, fritt placerbara sidnummer och även – svälj! – flera huvudsidor i ett enda dokument. Vi ses nästa månad!