Embora os modelos de documentos possam economizar muito tempo e evitar dores de cabeça, muitos usuários de processadores de texto empregam uma abordagem rápida e suja: eles formatam um documento conforme desejado e passam a usar este arquivo como base para todos os outros documentos do mesmo tipo. Essa abordagem apresenta diversas desvantagens, sendo a principal delas a possibilidade dos usuários sobrescreverem acidentalmente os arquivos antigos. Se o erro for percebido logo, a versão antiga pode ser recuperada de um arquivo de backup.

Outra desvantagem da abordagem rápida e suja é que os usuários tendem a esquecer de atualizar alguns dados da carta original, como a data ou o endereço do destinatário. Imagine a perplexidade do destinatário de uma carta de 2017... em 2019! Ou quando o Sr. Almeida receber uma carta que começa com “Caro Sr. Nunes” — oops.

A abordagem simples é usar modelos. Muitos usuários não percebem que ao pressionar Ctrl+N para criar um documento no TextMaker, já estão usando um modelo: o modelo padrão configurado pela SoftMaker, um arquivo chamado Normal.tmvx e localizado em Documentos\SoftMaker\Templates 2018\Português (Brasil).

Personalize o modelo padrão

Vamos começar devagar, personalizando um pouquinho este modelo padrão. Primeiro, faça backup do arquivo Normal.tmvx salvando-o com um nome diferente, por exemplo, “Normal (original).tmvx”. Agora você pode abrir e editar o Normal.tmvx sabendo que sempre poderá voltar para o padrão, se necessário.

Digite alguns parágrafos de cabeçalhos falsos e texto no modelo. Formate os cabeçalhos com o estilo de parágrafo “Título 1”. Você perceberá que a fonte padrão para os cabeçalhos é Arial, enquanto o texto do corpo usa Times New Roman por padrão. Vamos modernizar um pouco as coisas. Selecione um parágrafo de cabeçalho e formate-o com a fonte desejada do menu suspenso de fontes. Eu escolhi “Cambria” pela aparência requintada. Agora clique com o botão direito do mouse no cabeçalho selecionado e escolha Estilo de parágrafo no menu de contexto. Na coluna central da caixa de diálogo Estilo de parágrafo, clique em Atualizar do texto e clique em Aplicar para sair da caixa de diálogo.

A partir de agora, todos os cabeçalhos deste documento serão exibidos na fonte Cambria por padrão — incluindo “Título 2”, “Título 3” e “Título 4”, pois eles herdam a fonte do “Título 1”.

Agora selecione um parágrafo de texto do corpo — a maneira mais rápida de fazer isso é clicar três vezes em qualquer lugar do parágrafo. Escolha uma fonte que lhe agrade no menu de seleção de fontes. Eu escolhi “Calibri” e defini o tamanho de fonte “11” para melhor legibilidade. Atualize o estilo do parágrafo “Normal” conforme descrito acima. Todos os parágrafos formatados como “Normal” agora devem estar com a nova fonte. Esta é uma boa oportunidade para ajustar ainda mais o estilo de parágrafo, usando o botão Editar da caixa de diálogo Estilo de parágrafo. Um possível ajuste é configurar espaçamento de parágrafo adicional, por exemplo, “5 pt” antes e depois de cada parágrafo.

Selecione todo o texto (Ctrl+A ou Início | Selecionar tudo) e pressione a tecla Del para apagar o conteúdo do documento. Após salvar o modelo, todos os novos documentos criados com Ctrl+N usarão suas novas configurações de parágrafo padrão.

Personalize um modelo diferente

Os mesmo princípios podem ser aplicados a outros modelos. Os modelos também podem conter campos que o TextMaker preencherá automaticamente. Por exemplo, no modelo “Carta pessoal 6” (Arquivo | Abrir, navegue até Documentos\SoftMaker\Templates 2018\Português (Brasil)\Carta e escolha Carta pessoal 6.tmvx). Assumindo que você preencheu suas informações pessoais anteriormente usando o botão Informações de usuário na aba Geral da caixa de diálogo Arquivo | Opções, esse modelo inserirá automaticamente o seu nome, endereço e número de telefone em diversos campos predefinidos.

No entanto, observe que o modelo poderá ainda não atender às suas necessidades. Nas próximas etapas, mostrarei como:

• configurar uma cópia do modelo
• ajustar os campos predefinidos
• configurar os campos de informações de endereço para serem exibidos nas páginas seguintes

Primeiro, salve o modelo com um novo nome, por exemplo, “Carta pessoal 6a” ou “Carta pessoal 6 (personalizada)”. Depois, você pode ajustar a fonte padrão conforme descrito acima.

Tenha cuidado ao aplicar alterações manuais de fonte para o cabeçalho e o rodapé ao estilo de parágrafo — isso também mudará a formatação de todas as outras áreas do documento. Se você quiser configurar uma fonte diferente para o cabeçalho e o rodapé sem afetar o texto do corpo, faça suas alterações nos estilos de parágrafo predefinidos “Cabeçalho” e “Rodapé”, respectivamente.

Personalizar o cabeçalho

Na sequência, você perceberá que o rodapé possui uma linha dispersa: como nenhum número de fax foi fornecido na caixa de diálogo Informações de usuário, o espaço depois de “Fax:” permanece vazio.

Em vez de sair e comprar uma máquina de fax, podemos optar por excluir a linha. Para fazer isso de maneira simples, primeiro é necessário tornar todos os nomes de campos visíveis: na aba Exibir da faixa, selecione “Nomes de campos” e “Sombrear campos”.

Agora você pode selecionar a linha “Fax: {Usuário.Fax}” e excluí-la. Esta é uma ótima oportunidade para adicionar mais informações dos campos de usuário, por exemplo, seu número de celular. Digite “Celular: ” no espaço ocupado anteriormente pelo espaço reservado para fax e adicione um campo de usuário por meio de Inserir | Campo | Informações de usuário | Telefone 2. A linha agora deve exibir “Celular: {Usuário.Telefone 2}”.

Para cartas internacionais, você pode querer adicionar o campo “País” das informações de usuário ao cabeçalho — o procedimento é essencialmente o mesmo do número de celular.

Ao terminar de personalizar os campos de informações de usuário a serem exibidos no cabeçalho e na parte inferior, reverta para o modo de exibição normal retornando à aba Exibir da faixa e desmarcando “Nomes de campos”. Normalmente, eu deixo “Sombrear campos” marcada para aperfeiçoamentos adicionais. Se agora o layout não exibir nada onde o campo “Informações de usuário” foi inserido anteriormente, verifique se você preencheu esses campos na seção “Informações de usuário” da caixa de diálogo Opções.

Personalizar a página mestra

Se você preencher o corpo da carta com texto, logo perceberá que o modelo inclui seu nome e endereço apenas na primeira página. Se você clicar na margem cinza do cabeçalho, encontrará um símbolo de âncora na borda esquerda da página. Isso significa que a estrutura do texto está ancorada no início da página — assim como a estrutura que contém seu telefone e endereço de e-mail.

Essa configuração é adequada para cartas curtas, mas e se a sua carta estiver longa e exigir mais de uma página? A solução mais simples é manter as cartas curtas. Uma abordagem mais viável para esse problema é mover esses elementos para a página mestra.

Páginas mestras são recursos comuns em software de publicação desktop. Para garantir que determinados elementos de design se repitam em todas as páginas, os designers colocam esses elementos em uma página separada. Números de páginas e outros dados que cabem em uma única linha podem ser movidos para os cabeçalhos e rodapés, mas blocos maiores de texto e gráficos ficam melhor na página mestra.

Como em um pacote de publicação desktop, as páginas mestras são configuradas usando molduras de objetos. O TextMaker oferece suporte a diversos tipos de molduras, incluindo molduras de texto e imagem. Elas são inseridas pela seção Opções da faixa Inserir. Como os elementos atuais do cabeçalho já estão localizados em caixas de texto, só resta movê-los para a página mestra a fim de que se repitam em todas as páginas.

Um clique na moldura cinza superior deixará sua borda azul e mostrará oito pontos usados para redimensionar. Ignore esses pontos por enquanto e clique na borda da moldura. Mantenha a tecla Shift pressionada em seu teclado e selecione a moldura inferior da mesma maneira. Agora recorte-as da página usando Início | Recortar.

Alterne para a página mestra usando Exibir | Página mestra e cole as caixas no local com Início | Colar. Retorne para a exibição padrão com Exibir | Padrão e você perceberá que a página tem a mesma aparência exata de antes. Para ver a diferença, é necessário adicionar alguns parágrafos no texto do corpo. Assim que o texto fluir para a página seguinte, você perceberá a mudança.

Ajustes finais

No entanto, você também poderá ver alguns problemas: o texto flui em torno dos elementos fixos de maneira um tanto infeliz. Além disso, você ainda pode mover as caixas no modo padrão por acidente, destruindo o layout. Um escritor de tutoriais desonesto pode deixar isso como um problema para o leitor. Mas não se desespere...

O problema de formatação é corrigido facilmente pela alteração do modo de quebra automática de texto das molduras. No entanto, essa alteração causará um novo problema com a moldura superior: os campos de endereço se moverão automaticamente para baixo a fim de abrir espaço. Para se preparar para isso, configure uma linha guia na posição atual. Alterne para o Modo de objeto usando Exibir | Modo de objeto, clique e arraste o ponteiro do mouse da régua superior para a posição em que começam os campos de endereço.

Retorne para o modo padrão e selecione uma das molduras de texto. Clique com o botão direito do mouse na borda para abrir o menu de contexto e selecione o item inferior, Propriedades. A caixa de diálogo Propriedades de objeto pode parecer assustadora, mas, por sorte, está muito bem organizada. Clique na aba Layout e selecione a opção mais à esquerda em “Quebra automática de texto”. Faça a mesma coisa com a outra moldura de texto.

Para resolver o problema do texto de endereço movimentado, clique no corpo do documento, mova o cursor para a parte superior (feito facilmente com Ctrl+Home) e pressione, com cuidado, a tecla Delete até que o endereço se alinhe novamente com a linha guia. Agora você pode excluir a guia usando Exibir | Grade e guias | Guias | Mais e o botão Excluir na aba Guias da caixa de diálogo.

Agora que tudo está configurado, bloqueie os elementos da página mestra no lugar. Isso é feito nas propriedades do arquivo: abra Arquivo | Propriedades e alterne para a aba Exibir. A seção “Bloquear” inclui a opção “Bloquear objetos na página mestra”. Assim que isso for definido, as molduras de texto só serão editáveis no modo de exibição “Página mestra”.

Salve o resultado e você terá um novo modelo de carta de várias páginas. (Ufa.)

Você pode baixar o modelo do documento final aqui.

A segunda parte deste tutorial abordará usos mais complexos da página mestra, incluindo logotipos recorrentes, números de páginas com posicionamento livre e até — pasmem — várias páginas mestras em um único documento. Nos vemos no mês que vem!