Chociaż dzięki szablonom dokumentów można zaoszczędzić sporo czasu i uniknąć problemów, wielu użytkowników edytorów tekstu zamiast nich wybiera „prowizoryczne” podejście: formatują dokument do postaci, jaka im pasuje, a następnie używają tego pliku jako punktu wyjścia do wszystkich kolejnych dokumentów danego typu. Takie podejście ma kilka wad, a najpoważniejszą jest ryzyko nieumyślnego nadpisania starych plików. Jeśli błąd uda się wyłapać dostatecznie szybko, można przywrócić starą wersję z pliku kopii zapasowej.

Inną wadą „prowizorki” jest ryzyko pozostawienia niezmienionych fragmentów oryginalnego listu, gdy użytkownik zapomni zaktualizować niektóre dane, na przykład datę czy adres odbiorcy. Wyobraźcie sobie tylko zdziwioną minę kogoś, kto w 2019 roku dostaje list datowany na 2017 rok... Albo gdy Jan Kowalski dostaje list zaczynający się od „Szanowna Pani Anna Nowak”...

Bezpiecznym podejściem jest używanie szablonów. Wielu użytkowników nie zdaje sobie sprawy, że gdy naciskają Ctrl+N w celu utworzenia nowego dokumentu w programie TextMaker, już używają szablonu. Jest to skonfigurowany w firmie SoftMaker szablon domyślny — plik o nazwie Normal.tmvx, który w przypadku języka angielskiego znajduje się folderze Dokumenty\SoftMaker\Templates 2018\English.

Dostosowywanie szablonu domyślnego

Zacznijmy od podstaw — od niewielkiego dostosowania szablonu domyślnego. Po pierwsze utwórz kopię zapasową pliku Normal.tmvx, zapisując go pod inną nazwą, na przykład: „Normal (original).tmvx”. Teraz możesz otworzyć i edytować plik Normal.tmvx wiedząc, że w razie potrzeby zawsze można wrócić do pliku domyślnego.

W szablonie wpisz kilka akapitów fikcyjnego tekstu z fikcyjnymi nagłówkami. Sformatuj nagłówki, ustawiając dla nich styl akapitu „Nagłówek 1”. Zauważysz, że standardową czcionką nagłówków jest Arial, natomiast tekstu podstawowego — Times New Roman. Wprowadźmy kilka zmian. Zaznacz akapit nagłówka i sformatuj go, wybierając z menu rozwijanego inną czcionkę. Ja wybrałem „Cambria”, bo wygląda elegancko. Teraz kliknij zaznaczony nagłówek prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu kontekstowego Styl akapitu. W środkowej kolumnie okna dialogowego Styl akapitu kliknij przycisk Aktualizuj na podstawie tekstu, a następnie kliknij Zastosuj, aby zamknąć okno dialogowe.

Od teraz wszystkie nagłówki w moim dokumencie będą wyświetlane domyślnie czcionką Cambria — w tym „Nagłówek 2”, „Nagłówek 3” i „Nagłówek 4”, ponieważ dziedziczą czcionkę z ustawienia „Nagłówek 1”.

Teraz zaznacz akapit z tekstem podstawowym. Najszybciej zrobisz to, klikając trzykrotnie jedno miejsce w akapicie. Wybierz czcionkę z menu wyboru czcionki. Ja wybrałem „Calibri” i ustawiłem jej rozmiar na „11”, aby była bardziej czytelna. Zaktualizuj styl akapitu „Normalny” zgodnie z powyższym opisem. Wszystkie akapity sformatowane w stylu „Normalny” będą mieć teraz nową czcionkę. To dobra okazja, aby jeszcze bardziej dostosować styl akapitu. W oknie dialogowym Styl akapitu kliknij przycisk Edytuj. Jednym z możliwych dostosowań jest ustawienie dodatkowego odstępu akapitu, na przykład „5 pkt.” przed każdym akapitem i za nim.

Zaznacz cały tekst (Ctrl+A lub Narzędzia główne | Zaznacz wszystko), a następnie naciśnij klawisz Del, aby wyczyścić całą treść dokumentu. Po zapisaniu szablonu wszystkie nowe dokumenty utworzone przy użyciu skrótu Ctrl+N będą mieć nowe domyślne ustawienia akapitu.

Dostosowywanie innego szablonu

Takie same zasady można zastosować do innych szablonów. Szablony mogą też zawierać pola, które zostaną wypełnione automatycznie przez program TextMaker. Posłużę się przykładem szablonu „Personal Letter 6” (aby go otworzyć, kliknij Plik | Otwórz, przejdź do Dokumenty\SoftMaker\Templates 2018\English\Letter i wybierz Personal Letter 6.tmvx). Jeśli wcześniej w programie zostały podane dane osobowe (w oknie dialogowym otwieranym po kliknięciu Plik | Opcje, wybraniu karty Ogólne i kliknięciu przycisku Informacje o użytkowniku), niektóre zdefiniowane pola zostaną wypełnione danymi, takimi jak imię i nazwisko, adres i numer telefonu.

Taki szablon może jeszcze nie do końca spełniać oczekiwania użytkowników. W kolejnych krokach pokażę, jak można:

• utworzyć kopię szablonu,
• dostosować gotowe pola,
• ustawić wyświetlanie pól informacji adresowych na kolejnych stronach.

Najpierw zapisz szablon pod nową nazwą, na przykład jako „Personal Letter 6a” lub „Personal Letter 6 (własny)”. Następnie możesz dostosować czcionkę domyślną zgodnie z powyższym opisem.

Weź pod uwagę, że jeśli ręcznie zmienisz czcionki nagłówka i stopki w stylu akapitu, zmieni się też formatowanie innych obszarów dokumentu. Jeśli chcesz ustawić inną czcionkę nagłówka i stopki bez wpływania na tekst podstawowy, wprowadź zmiany w odpowiednich gotowych stylach akapitu „Nagłówek” i „Stopka”.

Dostosowywanie papieru firmowego

Zauważ, że w stopce znajduje się „oderwany” wiersz: w oknie dialogowym Informacje o użytkowniku nie podano numeru faksu, więc po tekście „Fax:” jest puste miejsce.

Ale może zamiast kupować faks, po prostu usuniemy ten wiersz. Aby zrobić to porządnie, najpierw trzeba wyświetlić wszystkie nazwy pól. Na karcie Widok wstążki zaznacz opcje „Nazwy pól” i „Cieniuj pola”.

Teraz można zaznaczyć wiersz „Fax: {Użytkownik.Faks}” i usunąć go. To doskonała okazja, aby dodać więcej informacji z pól użytkownika, na przykład numer telefonu komórkowego. W miejscu zajmowanym wcześniej przez symbol zastępczy numeru faksu wpisz „Mobile: ”, następnie dodaj pole użytkownika przy użyciu opcji Wstaw | Pole | Informacje o użytkowniku | Telefon 2. W wierszu powinno być teraz widoczne: „Mobile: {Użytkownik.Telefon 2}”.

W przypadku prowadzenia korespondencji międzynarodowej do szablonu listu warto dodać pole „Kraj”. Procedura jest dokładnie taka sama jak przy dodawaniu numeru telefonu komórkowego.

Po dostosowaniu pól informacji o użytkowniku, aby były wyświetlane w nagłówku i stopce, przywróć zwykły tryb wyświetlania. W tym celu na karcie Widok wstążki usuń zaznaczenie opcji „Nazwy pól”. Zwykle zostawiam jednak zaznaczoną opcję „Cieniuj pola” na potrzeby dalszych dostosowań. Jeśli mimo wstawienia pola informacji o użytkowniku w układzie wciąż nie widać takich danych, sprawdź, czy pole zostało wypełnione w sekcji „Informacje o użytkowniku” w oknie dialogowym „Opcje”.

Dostosowywanie strony wzorcowej

Po wypełnieniu miejsca na treść listu tekstem szybko zauważysz, że szablon zawiera imię i nazwisko oraz adres tylko na pierwszej stronie. Jeśli klikniesz szary margines nagłówka, zobaczysz symbol kotwicy w lewym rogu strony. Oznacza on, że na początku strony jest zakotwiczona ramka tekstowa — podobnie jak ramka zawierająca numer telefonu i adres e-mail.

Taka struktura jest dobra do krótkich listów, ale co w przypadku długich listów na więcej niż jedną stronę? Najprostszym rozwiązaniem byłoby pisanie krótkich listów. Nieco bardziej pracochłonne rozwiązanie problemu polega na przeniesieniu tych elementów strony do strony wzorcowej.

Strony wzorcowe są typowymi funkcjami w oprogramowaniu do składu komputerowego. Aby mieć pewność, że konkretne elementy projektów powtarzają się na wszystkich stronach, projektanci umieszczają je na osobnej stronie. Numery stron i inne dane mieszczące się w jednym wierszu można przenieść do nagłówka lub stopki, ale większe bloki tekstu czy grafikę lepiej jest umieścić na stronie wzorcowej.

Podobnie jak w pakietach do składu komputerowego również tutaj strony wzorcowe przygotowuje się przy użyciu ramek obiektów. Program TextMaker obsługuje różne typy ramek, w tym tekstowe i obrazów. Ramki wstawia się za pomocą sekcji Opcje na wstążce Wstawianie. Ponieważ wszystkie elementy papieru firmowego już znajdują się w ramkach tekstowych, wystarczy je przenieść na stronę wzorcową i będą się powtarzały na każdej stronie.

Jednokrotne kliknięcie górnej szarej ramki spowoduje, że kolor jej obramowania zmieni się na niebieski i pojawi się osiem kropek umożliwiających dostosowanie rozmiaru. Na razie zignoruj te kropki i kliknij brzeg ramki. Przytrzymaj naciśnięty klawisz Shift na klawiaturze, a następnie tam samo zaznacz dolną ramkę. Następnie wytnij je ze strony przy użyciu polecenia Narzędzia główne | Wytnij.

Przełącz się do strony wzorcowej za pomocą polecenia Widok | Strona wzorcowa i wklej ramki przy użyciu polecenia Narzędzia główne | Wklej. Przełącz się z powrotem do widoku standardowego przy użyciu polecenia Widok | Standardowy. Zauważysz, że strona wygląda dokładnie tak samo jak wcześniej. Aby zobaczyć różnicę, musisz dodać kilka akapitów do tekstu podstawowego. Gdy tylko tekst pojawi się też na następnej stronie, zauważysz zmianę.

Końcowe dostosowania

Może się jednak pojawić kilka problemów: na przykład tekst opływający stałe elementy w dość niefortunny sposób. A przypadkowe przeniesienie ramek w trybie standardowym może uszkodzić układ. Przebiegły autor samouczków mógłby zostawić rozwiązanie takiego problemu czytelnikom... Ale nie rozpaczajcie!

Problem z formatowaniem rozwiązuje się dość prosto, zmieniając tryb zawijania tekstu przy ramkach. Taka zmiana może jednak spowodować kolejny kłopot — z ramką górną: pola adresu automatycznie przesuną się w dół, aby zrobić miejsce. Aby się na to przygotować, ustaw linie prowadnicy w bieżącym położeniu. Przełącz się do trybu obiektów przy użyciu polecenia Widok | Tryb obiektów, kliknij i przeciągnij wskaźnik myszy od górnej linijki do położenia, w którym rozpoczynają się pola adresu.

Przełącz się z powrotem do trybu standardowego i wybierz jedną z ramek tekstowych. Kliknij prawym przyciskiem myszy jej obramowanie, aby otworzyć menu kontekstowe, i wybierz dolną pozycję — Właściwości. Okno dialogowe Właściwości obiektu może wyglądać onieśmielająco, ale na szczęście jest świetnie zorganizowane. Kliknij kartę Układ i wybierz lewą opcję w obszarze „Zawijanie tekstu”. To samo zrób dla innych ramek tekstowych.

Aby rozwiązać problem przesuniętego tekstu adresu, kliknij tekst podstawowy dokumentu, przesuń kursor do góry (najłatwiej przy użyciu klawiszy Ctrl+Home) i ostrożnie naciskaj klawisz Delete, aż wiersze adresu ponownie będą wyrównane względem linii prowadnicy. Teraz już można usunąć prowadnicę przy użyciu polecenia Widok | Siatka i prowadnice | Prowadnice | Więcej oraz przycisku Usuń na karcie Prowadnice.

Wszystko już jest ustawione, więc można zablokować elementy strony wzorcowej na właściwym miejscu. Aby to zrobić, wyświetl właściwości pliku: kliknij Plik | Właściwości i otwórz kartę Widok. W sekcji „Blokowanie” znajduje się opcja „Blokuj obiekty na stronie wzorcowej”. Po jej ustawieniu edycja ramek tekstowych będzie możliwa tylko w trybie widoku „Strona wzorcowa”.

Zapisz wyniki. Już masz gotowy szablon listu z wieloma stronami. (Uff!)

Końcowy szablon dokumentu można pobrać tutaj.

W drugiej części samouczka zagłębimy się jeszcze bardziej w możliwości strony wzorcowej, takie jak powtarzalne logo, numery stron o dowolnym położeniu, a nawet — wow! — wiele stron wzorcowych w jednym dokumencie. „Zobaczymy się” w przyszłym miesiącu!