SoftMaker Office
De meester van TextMaker-sjablonen, deel 1
Wanneer je documenten maakt met een tekstverwerker, merk je al snel dat ze veel op elkaar lijken. Veel brieven hebben dezelfde lay-out, evenals facturen, aankondigingen van vergaderingen, enz.
Sommige gebruikers van TextMaker beginnen iedere brief vanaf nul, sommige gebruiken voorgedefinieerde sjablonen. Avontuurlijke gebruikers openen een oud document, verwijderen de tekst en voeren nieuwe tekst in en slaan het nieuwe document op onder een nieuwe naam. Maar dat brengt risico’s met zich mee, ze vergeten een nieuwe naam te kiezen en overschrijven het oude document.
Het is beter om een aangepaste lay-out te definiëren en het op te slaan als een herbruikbaar documentsjabloon. Dat is niet zo eng als het klinkt, we doorlopen het proces stap voor stap.
Hoewel documentsjablonen een hoop tijd en ellende kunnen besparen, gebruiken veel mensen die tekstverwerken de snelle en minder nette aanpak: ze richten een document in zoals ze dat willen hebben en gebruiken dat als basis voor alle toekomstige documenten van hetzelfde type. Deze aanpak heeft diverse nadelen, de voornaamste is dat gebruikers per ongeluk hun oude bestanden overschrijven. Als ze hun fout snel opmerken, kunnen ze hun oude versie nog herstellen uit een back-upbestand.
Een ander nadeel van die snelle en minder nette aanpak is dat gebruikers nogal eens vergeten om bepaalde gegevens van de originele brief bij te werken, zoals de datum of het adres van de ontvanger. Slet je de verbazing voor van de ontvanger bij de ontvangst van een brief gedateerd op 2017... in 2019! Of wanneer Dhr van Erp een brief ontvangt die begint met “Geachte mevrouw Molenaar” - oeps.
De nette aanpak is om sjablonen te gebruiken. Veel gebruikers realiseren zich niet dat wanneer ze Ctrl+N gebruiken om een nieuw document aan te maken in TextMaker, ze al gebruik maken van een sjabloon dat is aangemaakt door SoftMaker, namelijk een bestand genaamd Normaal.tmvx dat staat in Documents\SoftMaker\Templates 2018\English.
Het standaard sjabloon aanpassen
Laten we klein beginnen - we passen dit standaardshjabloon wat aan. Eerst maken we een reservekopie van het bestand Normal.tmvx door het onder een andere naam op te slaan: “Normaal (origineel).tmvx” werkt perfect. Nu kan je Normaal.tmvx openen en bewerken, en je kunt nog altijd teruggrijpen op het origineel als dat nodig is.
Tik een paar alinea's en wat kopregels en tekst in het sjabloon. Geef de kopregels de opmaak van alineastijl “Kopregel 1”. Je ziet dat het standaard lettertype voor de kopregels Arial is, terwijl de tekst standaard Times New Roman gebruikt. Laten we dat eens een beetje moderniseren. Selecteer de kopregel van de alinea en stel de opmaak in met een lettertype naar keuze uit het vervolgkeuzemenu van de lettertypen. Ik heb “Cambria” gekozen om dat het er stijlvol uitziet. Klik nu met de rechtermuisknop op de geselecteerde kopregel en kies Alineastijl uit het contextmenu. In de middelste kolom van het dialoogvenster Paragraafstijl, klik je op Bijwerken vanuit tekst, en vervolgens op Toepassen om het dialoogvenster te verlaten.
Van nu af aan worden alle kopregels in dit document standaard weergegeven in Cambria; waaronder “Koptekst 2”, “Koptekst 3” en “Koptekst 4”, omdat zij het lettertype overnemen van “Koptekst 1”.
Selecteer nu een alinea met tekst - de snelste manier om dit te doen is door drie keer snel te klikken ergens in de alinea. Kies een lettertype naam keuze uit het menu lettertypenselectie. Mijn keuze is “Calabri” en stel de grootte in op “11” voor betere leesbaarheid. Werk de alineastijl “Normaal” bij zoals hierboven beschreven. Alle paragrafen die als “Normaal” worden aangeduid krijgen nu het nieuwe lettertype. Dit is een goed moment om de alineastijl nog verder aan te passen, door gebruik te maken van de knop Bewerken. Een mogelijke aanpassing is om de regelafstand tussen de alinea’s aan te passen, bijvoorbeeld “5 pt” voor en na iedere alinea.
Selecteer de hele tekst (Ctrl+A of Home | Alles selecteren), en druk vervolgens op de toets Del om de inhoud van het document te wissen. Wanneer je het sjabloon opslaat, maken alle nieuwe documenten die je begint met Ctrl+N gebruik van de nieuwe standaard alinea-instellingen.
Een ander sjabloon aanpassen
Hetzelfde principe kan worden toegepast op alle andere sjablonen. Sjablonen kunnen ook velden bevatten die TextMaker automatisch invult. Neem het sjabloon “Personal letter 6” bijvoorbeeld (Bestand | Openen, blader naar Documenten\SoftMaker\Templates 2018\English\Letter en kies Personal Letter 6.tmvx). Vooropgesteld dat je eerder je persoonlijke informatie hebt opgegeven met behulp van de knop Gebruikersgegevens in het dialoogvenster Algemeen bij Bestand | Optie, voegt dit sjabloon automatisch je naam, adres en telefoonnummer in de vooraf gedefinieerde velden in.
Maar mogelijk voldoet dit sjabloon nog niet helemaal aan je persoonlijke wensen. in de volgende stappen laat ik je zien hoe je
- een kopie maakt van dit sjabloon
- de vooraf ingestelde velden aanpast
- zorgt dat de gegevens in het adresveld op alle volgende pagina’s wordt weergegeven
We beginnen door het sjabloon in onder een andere naam op te slaan, zoals “Persoonlijke brief 6a” or “Persoonlijke brief 6 (aangepast)”. Daarna kun je het standaard lettertypen aanpassen zoals hierboven beschreven.
Pas op met handmatige aanpassing van het lettertype voor het briefhoofd en de voettekst aan de alineastijl - hiermee pas je de opmaak ook aan van andere gebieden in het document. Als je een ander lettertype wilt voor het briefhoofd en de voettekst, zonder de tekst in de brief zelf aan te passen, zorg dan dat je de wijzigingen aanbrengt in respectievelijk de alineastijlen” Koptekst” en “Voettekst”.
Briefhoofd aanpassen
Merk op dat de voetregel een ‘verdwaalde’ regel heeft, omdat er geen faxnummer is opgegeven in het dialoogvenster Gebruikersgegevens is de ruimte achter “Fax:” leeg.
In plaats van naar de winkel te rennen en een fax te kopen, kunnen we deze regel ook gewoon verwijderen. Voor een mooie oplossing moet je eerst alle veldnamen zichtbaar maken: Op het tabblad Weergave van het lint, selecteer je “Veldnamen” en “Velden arceren”.
Nu kun je de regel “Fax: {Gebruiker.Fax)” selecteren en verwijderen. Dit is een uitstekend moment om meer informatie toe te voegen aan de gebruikersvelden, zoals je mobiele nummer. Typ “Mobiel: ” in op de plek waar eerst “Fax” stond, en voeg een gebruikersveld in via Invoegen | Veld | Gebruikersgegevens | Telefoon 2. De regel zou er dan als volgt uit moeten zien “Mobiel: {Gebruiker.Tel 2}”.
Voor internationale brieven is het misschien handig om het veld “Land” toe te voegen vanuit de gebruikersgegevens - dat gaat eigenlijk precies hetzelfde als met het mobiele nummer.
Als je klaar bent met de aanpassingen van de velden met gebruikersgegevens die in het briefhoofd en de voetregels moeten worden weergegeven, ga je terug naar de normale weergavemodus via het tabblad Weergave van het lint en haal je het vinkje weg bij “Veldnamen”. Ik laat normaalgesproken “Velden arceren’” aan voor latere aanpassingen. Als de lay-out nu niks weergeeft waar je eerder een veld met “Gebruikersgegevens” hebt ingevoegd, kijk dan of je die velden in het deel “Gebruikersgegevens” van het dialoogvenster “Opties” hebt ingevuld.
De hoofdpagina aanpassen
Als je de tekst van de brief vult, merk je als snel dat het sjabloon alleen je naam en adres op de eerste pagina van de brief vermeldt. Als je op de grijze rand van het briefhoofd klikt, zie je aan de linkerkant van de pagina een scheepsankersymbool. Dit betekent dat het tekstkader is verankerd aan het begin van de pagina - net als het kader met je telefoonnummer en e-mailadres.
Deze instelling is prima voor korte brieven, maar wat als je brief langer is en je meer dan één pagina nodig hebt? De simpele oplossing is om je brieven kort te houden. Een meer werkbare aanpak van dit probleem is het verplaatsen van deze pagina-elementen naar de hoofdpagina.
Hoofdpagina's zijn een veelgebruikte functie in DTP-software. Om ervoor te zorgen dat bepaalde ontwerpelementen zich op alle pagina's herhalen, plaatsen ontwerpers deze elementen op een aparte pagina. Paginanummers en andere gegevens die in één regel passen, kunnen naar kop- en voetteksten worden verplaatst, maar grotere blokken tekst en afbeeldingen kunnen beter op de hoofdpagina worden geplaatst.
Net als in een DTP-pakket, worden hoofdpagina's opgezet met behulp van objectkaders. TextMaker ondersteunt diverse kadertypen, waaronder tekst- en afbeeldingskaders. Je voegt ze toe via Optie op het lint Invoegen. Aangezien de huidige briefhoofdelementen zich al in tekstvakken bevinden, hoef je ze alleen nog maar naar de hoofdpagina verplaatsen, zodat ze op elke pagina worden herhaald.
Door één klik op het bovenste grijze kader wordt de rand blauw en zie je acht stippen die gebruikt worden om het formaat aan te passen. Negeer deze stippen voor nu; klik in plaats daarvan op de rand van het frame. Houd de Shift-toets op je toetsenbord ingedrukt en selecteer vervolgens het onderste kader op dezelfde manier. Nu knip je ze uit de pagina met behulp van Home | Knippen.
Schakel over op de hoofdpagina via Weergeven | Hoofdpagina en plak de kaders op hun plek met Home | Plakken. Schakel terug naar de standaardweergave met Weergeven | Standaard, en je ziet dat de pagina er exact hetzelfde uitziet als voorheen. Om het verschil te zien moet je een paar alinea’s toevoegen aan de tekst. Wanneer de tekst overspringt naar de volgende pagina, merk je het verschil.
Laatste aanpassingen
Op dat moment zie je ook enkele problemen: De tekst past zich op een wat ongelukkige manier aan op de vaste elementen. En je kunt de kaders in de standaardmodus ook nog per ongeluk verplaatsen, zodat je lay-out in de soep loopt. Een duivelse schrijver van tutorials laat dit probleem gerust over een de lezer. Geen nood, we gaan het oplossen.
Het opmaakprobleem kan makkelijk worden verholpen door een aanpassing te maken in de tekstterugloop van kaders. Maar die wijziging veroorzaakt een nieuw probleem met het bovenste kader: Het adresveld komt naar beneden om meer plaats te maken. Als voorbereiding, plaatsen we een hulpregel op de huidige positie. Schakel over naar Objectmodus via Weergeven | Objectmodus en sleep de muis van de bovenste liniaal naar de positie waar de adresvelden beginnen.
Schakel terug naar de Standaardmodus en selecteer een van de tekstkaders. Klik met de rechtermuisknop op de rand, open het contextmenu en selecteer de onderste optie Eigenschappen. Het dialoogvenster Objecteigenschappen is misschien overweldigend, maar het is goed uitgekiend. Klik op het tabblad Lay-out en selecteer de meest linkeroptie “Tekstterugloop”. Doe hetzelfde met het andere tekstkader.
Om het probleem met het verschoven adres op de lossen, klik je in de tekst van het document, verplaats je de cursor naar boven (eenvoudig met Ctrl+Home) en druk je voorzichtig op de toets Delete totdat de adresregels weer ter hoogte van de hulpregel staan. Je kunt nu de hulpregel verwijderen via Weergeven | Raster en hulplijnen | Hulplijnen | Meer en de knop Verwijderen op het tabblad Hulplijnen van het dialoogvenster.
Nu we alles hebben geconfigureerd, moeten we de hoofdpagina vastzetten. Dit doen we in de bestandeigenschappen: Openen Bestand | Eigenschappen en schakelen we naar het tabblad Weergeven. Het onderdeel “Vergrendeling” bevat de optie “Objecten op hoofdpagina vergrendelen”. Met deze instelling zijn de tekstkaders alleen te bewerken via de weergavemodus “Hoofdpagina”.
Sla het resultaat op en je hebt een gloednieuw lettersjabloon voor meerdere pagina’s. (Pffff.)
Je kunt het uiteindelijk documentsjabloon ook hier.downloaden.
Het tweede deel van dit tutorial neemt een kijkje in de meer complexe toepassingen van de hoofdpagina, met herhalende logo’s, vrij positioneerbare paginanummering en zelfs - oh jee ! - meerdere hoofdpagina’s in een enkel document. Tot volgende maand!