Anche se un modello di documento consente di risparmiare molto tempo e di evitare possibili grattacapi, molti utenti di elaboratori di testo adottano quello che può essere definito un approccio “sbrigativo”: formattano un documento come desiderato e poi lo salvano per poterlo utilizzare come base per tutti i nuovi documenti dello stesso tipo. Questo approccio presenta tuttavia alcune problematiche, e la più evidente è che l’utente può inavvertitamente salvare il nuovo documento sovrascrivendo quello già esistente. Se l’utente si rende conto di questo errore abbastanza in fretta può recuperare la vecchia versione del documento sovrascritto da un suo file di backup.

Un altro svantaggio di questo approccio “sbrigativo” è che l’utente tende a dimenticare di dover aggiornare alcuni dei dati presenti nel documento originale, per esempio quelli della data e del destinatario del nuovo documento. Immaginate solo la meraviglia di un destinatario che riceve nel 2019 un documento datato 2017! Oppure quella del “signor Rossi” che riceve una lettera che inizia con “Gentile signor Bianchi”... Oops.

Un approccio più efficace è quello di utilizzare i modelli di documento. Molti utenti non si rendono conto che quando in TextMaker si preme la combinazione di tasti Ctrl+N per creare un documento nuovo viene sempre attivato il modello di documento predefinito da SoftMaker, Normal.tmvx, memorizzato nella cartella Documenti\SoftMaker\Templates 2018\English.

Personalizzazione del modello predefinito

Iniziamo con un’operazione semplice: la personalizzazione parziale del modello di documento predefinito. Innanzitutto si dovrebbe creare una copia di backup del file di modello Normal.tmvx e salvarla con un nome diverso, per es., “Normal (originale).tmvx”. Ora è possibile aprire e modificare il file di modello Normal.tmvx e avere nel contempo la certezza di poter sempre ritornare, se necessario, a quello originale.

Inserire nel documento del modello alcuni paragrafi con titoli e testo riempitivi. Formattare i titoli con lo stile di paragrafo “Titolo 1”. Si noterà che il carattere standard dei titoli è “Arial”, mentre al testo corrente è applicato il carattere predefinito “Times New Roman”. Vediamo ora come modernizzare la cose. Selezionare un paragrafo e formattarlo applicando il carattere che preferito, selezionandolo tra quelli installati dal menu a discesa. Io ho utilizzato il carattere “Cambria” perché ha un aspetto relativamente classico. Ora fare clic con il pulsante destro del mouse sul titolo selezionato e dal menu contestuale avviare il comando Stile paragrafo. Nella colonna centrale della finestra di dialogo “Stile paragrafo” fare clic su Aggiorna da testo e, quindi, fare clic su Applica per uscire dalla finestra di dialogo.

Da ora in avanti, tutti i titoli di questo documento verranno visualizzati con il carattere “Cambria”, e questo vale anche per gli stili di paragrafo “Titolo 2”, “Titolo 3” e “Titolo 4”, in quando il carattere utilizzato dipende direttamente da quello impostato per “Titolo 1”.

Ora selezionare un paragrafo di testo corrente. Il sistema più veloce per farlo è di fare triplo clic all’interno del paragrafo da selezionare. Dal menu per la selezione del carattere scegliere il carattere che si intende applicare. Io ho scelto “Calibri” e ho impostato la sua dimensione (corpo) a “11 pt” per renderlo più leggibile. Aggiornare lo stile di paragrafo “Normale” come descritto in precedenza. A questo punto, tutti i paragrafi associati allo stile “Normale” dovrebbero essere stati automaticamente adattati al nuovo carattere e corpo. È anche una buona occasione per applicare ulteriori formattazioni allo stile del paragrafo: premere il pulsante Modifica della finestra di dialogo “Stile paragrafo”. Tra le regolazioni possibili c’è quella che consente di impostare la distanza (per es., “5 pt”) tra un paragrafo e l’altro.

Selezionare tutto il testo (Ctrl+A, oppure Home | Seleziona tutto) e, quindi, premere il tasto “Canc” per cancellare tutto il testo. Dopo aver salvato il modello, tutti i documenti che verranno creati con la combinazione di tasti Ctrl+N verranno associati alle nuove impostazioni di paragrafo predefinite.

Personalizzazione di un modello specifico

La procedura indicata in precedenza può essere applicata a qualsiasi modello di documento. I modelli possono anche contenere campi che TextMaker compilerà automaticamente. Per esempio, aprire, il modello “Personal Letter 6” (“Lettera personale 6”) (File | Apri, passare a Documenti\SoftMaker\Templates 2018\English\Letters e selezionare Personal Letter 6.tmvx). Se in precedenza sono stati compilati i dati personali con il pulsante Info utente dalla scheda Generale della finestra di dialogo File | Opzioni, questo modello inserirà automaticamente in alcuni campi predefiniti il nome. l’indirizzo e il numero di telefono dell’utente.

Tenere tuttavia presente che il modello potrebbe non essere ancora in grado di compilare tutti i campi richiesti. Nei passi successivi indicherò come:

• creare una copia del modello;
• impostare i campi predefiniti da compilare automaticamente;
• impostare i campi dei dati dell’indirizzo che dovranno comparire anche nelle pagine successive alla prima.

Innanzitutto salvare il modello con un nuovo nome: per es., “Lettera personale 6a”, oppure “Lettera personale 6 (personalizzata)”. Applicare ora il carattere predefinito desiderato, come indicato in precedenza.

Fare attenzione quando si applicano modifiche manuali al carattere delle intestazioni e al piè di pagina; tale modifica si rifletterà anche sulla formattazione di tutte le altre aree del documento. Quando si desidera applicare alle intestazioni e ai piè di pagina un carattere diverso senza che questo interferisca con le impostazioni del testo corrente, accertarsi di apportare le modifiche a livello dei corrispondenti stili di paragrafo predefiniti “Intestazione” e “Piè di pagina”.

Personalizzazione dell’intestazione

Il piè di pagina contiene una riga incompleta: dato che nella finestra di dialogo Informazioni utente non è stato inserito alcun dato relativo al numero di fax, lo spazio dopo la voce “Fax” appare vuoto.

Per evitare di dover acquistare un fax, si potrebbe invece optare per eliminare completamente questa riga. Per farlo in modo “pulito” è prima necessario rendere visibili tutti i nomi dei campi: nella scheda Visualizza della barra multifunzione selezionare “Nomi dei campi” e “Ombreggia i campi”.

Ora è possibile selezionare ed eliminare la riga "Fax: {User.Fax}”. In questa occasione si potranno anche aggiungere altre informazioni dai campi utente, per es., il numero di cellulare.. Nello spazio precedentemente occupato dal segnaposto per il numero di fax digitare “Cellulare: “ e, quindi aggiungere un campo utente con il comando Inserisci | Campo | Info utente | Telefono 2. La riga, ora, dovrebbe riportare la voce “Cellulare: {User.Phone 2}".

Per la corrispondenza internazionale si può anche inserire nell’intestazione il campo “Paese” dalle informazioni utente: la procedura è la stessa di quella descritta per l’inserimento del numero di cellulare.

Al termine della personalizzazione dei campi da visualizzare nell’intestazione e nel piè di pagina, riattivare la modalità di visualizzazione “Standard” ritornando alla scheda Visualizza della barra multifunzione e disattivare l’opzione “Nomi dei campi”. Di solito lascio attiva l’opzione “Ombreggia i campi” per consentirmi di continuare con le modifiche.. Se a video non vengono visualizzati i dati precedentemente collegati a “Informazioni utente”, verificare di aver compilato i campi richiesti dalla sezione “Informazioni utente” della finestra di dialogo “Opzioni”.

Personalizzazione della pagina master

Quando si inserisce un testo nel corpo della lettera, il modello inserirà nella prima pagina i dati relativi al nome e indirizzo. Facendo clic sul margine grigio dell’intestazione si noterà che in corrispondenza del margine sinistro appare l’icona di una piccola di un’ancora. Questo significa che la cornice di testo è ancorata all’inizio della pagina, in quanto si tratta della cornice che contiene il numero di telefono e l’indirizzo di posta elettronica.

Questa impostazione ha un suo senso per le lettere di una sola pagina, ma come si può fare per quelle di più pagine? La soluzione più ovvia è di limitare il contenuto della lettera a una sola pagina. Un approccio più appropriato per risolvere il problema è di trasferire questi elementi nella pagina master.

Le “pagine master” sono una caratteristica standard dei software di desktop publishing (DTP) e, per essere certi che alcuni elementi vengano ripetuti in tutte le pagine di un documento, gli impaginatori li inseriscono in una pagina separata speciale (la pagina master). I numeri di pagina e altri dati che si sviluppano su una sola riga possono essere spostati nelle aree dell’intestazione e del piè di pagina di un documento, ma in presenza di paragrafi di testo più lunghi o di altri elementi grafici è meglio utilizzare le pagine master.

Come accade nelle applicazioni di desktop publishing (DTP), le pagine master vengono impostate utilizzando appropriate “cornici di oggetto”. TextMaker è in grado di gestire vari tipi di cornici, tra cui quelle destinate al testo e quelle per gli elementi grafici. Per inserire questi elementi, accedere alla sezione Opzioni della barra multifunzione Inserisci. Dato che gli elementi ripetitivi dell’intestazione sono già inseriti nelle cornici di testo, non si dovrà fare altro che trasferirli alla pagina master in modo che vengano visualizzati su tutte le pagine del documento.

Con un singolo clic sulla cornice grigia superiore il bordo diventerà di colore blu, e verranno visualizzati le maniglie per il ridimensionamento. Per ora non ci preoccuperemo delle maniglie, limitandoci a fare clic sul bordo della cornice. Tenere premuto il tasto “Maiusc” e, quindi, selezionare nello stesso modo la cornice del piè di pagina. Dopo averle selezionate, eliminarle dalla pagina con il comando Home | Taglia.

Avviare il comando Visualizza | Pagine master per passare alla pagina master e incollare le cornici in posizione con il comando Home | Incolla. Tornare alla modalità di visualizzazione “Standard” con il comando Visualizza | Standard: la pagina apparirà esattamente come prima. Per rendersi conto della differenza, aggiungere alcuni paragrafi al testo corrente della lettera. Non appena il testo inserito genererà una nuova pagina il cambiamento apparirà evidente.

Impostazioni finali

Potrebbero comunque presentarsi altri problemi, per esempio quelli relativi a uno scorrimento non corretto attorno agli elementi fissi. Inoltre, nella visualizzazione “Standard” potrebbe accadere che i riquadri vengano inavvertitamente spostati, interferendo con il layout. Alcuni autori di tutorial potrebbero decidere di non occuparsi del problema, lasciandolo a carico del lettore. Tranquilli però...

Il problema di formattazione può essere risolto abbastanza facilmente modificando la modalità di disposizione del testo attorno alle cornici. Questa modifica, tuttavia, potrebbe portare a un nuovo problema con la cornice superiore: i campi dell’indirizzo verranno automaticamente spostati verso il basso per creare lo spazio necessario. Per essere preparati a risolvere questa situazione è necessario impostare una linea guida in corrispondenza della posizione corrente dei dati dell’indirizzo. Passare alla modalità “Oggetto” con il comando Visualizza | Modalità oggetto, premere e mantenere premuto il pulsante del mouse e trascinare il puntatore dal righello superiore fino alla posizione dove iniziano i campi dei dati dell’indirizzo.

Tornare alla modalità di visualizzazione “Standard” e selezionare una delle cornici di testo. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul bordo per aprire il menu contestuale e selezionare l’ultima voce: Proprietà. A prima vista la finestra di dialogo “Proprietà oggetto” può apparire sconcertante, ma per fortuna è organizzata molto bene. Fare clic sulla scheda Layout e selezionare l’opzione all’estrema sinistra: “Disposizione testo”. Ripetere l’operazione per l’altra cornice di testo.

Per risolvere il problema dello slittamento del testo dell’indirizzo, fare clic all’interno del testo corrente del documento, portare il cursore all’inizio della pagina (operazione facile da eseguire con la combinazione di tasti Ctrl+Home) e premere con attenzione il tasto “Canc” fino a quando le righe dell’indirizzo saranno di nuovo allineate alla linea guida. Ora è possibile eliminare la linea guida con il comando Visualizza | Griglia e guide | Guide | Altro e il pulsante Elimina della scheda Guide della finestra di dialogo.

Dopo aver sistemato il tutto, è possibile bloccare in posizione gli elementi della pagina master. Per farlo, accedere alle proprietà del file: aprire File | Proprietà e passare alla scheda Visualizza. La sezione “Blocco” contiene l’opzione “Blocca oggetti nella pagina master”. Dopo questa operazione le cornici di testo potranno essere modificate solo in modalità di visualizzazione “Pagina master”.

Salvare il risultato: avrete così creato un modello di documento totalmente nuovo che si sviluppa su più pagine. (Meno male!)

Per scaricare il modello finale del documento, fare clic qui.

La seconda parte di questo documento guida prenderà in considerazione l’utilizzo avanzato delle pagine master, compresi l’inserimento di loghi ripetitivi, i numeri di pagina posizionabili liberamente e anche – sorpresa – la creazione di più pagine master nello stesso documento. Ci sentiamo il mese prossimo!