Même si les modèles de document sont là pour nous éviter d’importantes pertes de temps, ainsi que diverses contrariétés, de nombreux utilisateurs de traitement de texte préfèrent procéder à la va-vite : ils réalisent la mise en page d’un document tels qu’ils le souhaitent, et s’en servent par la suite comme base pour tous les futurs documents du même type. Cette démarche présente plusieurs inconvénients, notamment le fait que l’utilisateur peut écraser par mégarde d’anciens fichiers. Si celui-ci s’aperçoit suffisamment tôt de son erreur, il a la possibilité de récupérer la précédente version du fichier effacé à partir d’une copie de sauvegarde de ce dernier.

Autre inconvénient de la méthode « expéditive » : les utilisateurs ont tendance à oublier de modifier certaines informations de la lettre originale, telles que la date ou l’adresse du destinataire. Imaginez la perplexité du destinataire recevant une lettre datée de 2017... en 2019 ! Ou M. Martin recevant une lettre débutant par « Chère Madame Dupont » – oups !

La solution idéale consiste à exploiter les modèles. Beaucoup d’utilisateurs ignorent qu'en utilisant la combinaison Ctrl+N pour créer un nouveau document dans TextMaker, ils appliquent déjà un modèle : le modèle par défaut établi par SoftMaker, un fichier nommé Normal.tmvx qui se trouve dans Documents\SoftMaker\Templates 2018\English.

Personnalisation du modèle par défaut

Commençons par quelque chose de facile, en personnalisant légèrement ce modèle par défaut. Commencez par sauvegarder le fichier Normal.tmvx en l’enregistrant sous un nom différent – par exemple « Normal (original).tmvx ». Vous pouvez à présent ouvrir et modifier le fichier Normal.tmvx tout en ayant la garantie de pouvoir revenir au modèle par défaut le cas échéant.

Saisissez quelques paragraphes de texte aléatoire avec des titres quelconques dans le modèle. Mettez en forme les titres avec le style de paragraphe « Titre 1 ». Vous remarquerez que la police standard pour les titres est Arial, alors que le corps de texte utilise Times New Roman par défaut. Et si on apportait une touche plus moderne à cela ? Sélectionnez un paragraphe de titre et mettez-le en forme avec une police de votre choix parmi celles proposées dans la liste déroulante. J’ai choisi « Cambria » pour son allure distinguée. Cliquez ensuite sur le titre sélectionné et choisissez Style de paragraphe dans le menu contextuel. Dans la colonne du milieu de la boîte de dialogue Style de paragraphe, cliquez sur Mettre à jour du texte, puis sur Appliquer pour sortir de la boîte de dialogue.

Par la suite, tous les titres dans ce document seront affichés avec la police Cambria par défaut – y compris « Titre 2 », « Titre 3 » et « Titre 4 », dans la mesure où ils héritent leur police de « Titre 1 ».

Sélectionnez à présent un paragraphe du corps de texte – la manière la plus rapide pour cela consiste à triple-cliquer à un endroit du paragraphe. Choisissez une police qui vous plaît dans le menu de sélection de police. J’ai opté pour « Calibri » et défini la taille de police à « 11 » pour une meilleure lisibilité. Mettez à jour le style de paragraphe « Normal » comme décrit plus haut. Tous les paragraphes mis en forme en tant que « Normal » doivent alors s’afficher avec la nouvelle police. C’est l’occasion de peaufiner davantage le style de paragraphe, à l’aide du bouton Modifier de la boîte de dialogue du style de paragraphe. Il est notamment possible de définir un espacement entre paragraphes plus grand, par exemple « 5 pt » avant et après chaque paragraphe.

Sélectionnez la totalité du texte (Ctrl+A ou Accueil | Sélectionner tout), puis appuyez sur la touche Suppr pour supprimer le contenu du document. Une fois le modèle enregistré, tous les nouveaux documents créés avec Ctrl+N utiliseront les nouveaux réglages par défaut que vous avez définis pour les paragraphes.

Personnalisation d’un autre modèle

Les mêmes principes s’appliquent pour les autres modèles. Les modèles comprennent en outre des champs que TextMaker remplira automatiquement. Prenez par exemple le modèle « Personal letter 6 » (« Courrier personnel 6 ») par exemple (Fichier | Ouvrir, aller dans Documents\SoftMaker\Templates 2018\English\Letter et choisir Personal letter 6.tmvx). Si vous avez déjà indiqué les informations vous concernant à l’aide du bouton Infos utilisateur de l’onglet Général dans la boîte de dialogue Fichier | Options, ce modèle insérera automatiquement vos nom, adresse et numéro de téléphone dans différents champs prédéfinis.

Il se peut toutefois que le modèle ne réponde pas complètement à vos attentes. Dans les étapes qui suivent, je vais vous montrer comment :

• réaliser une copie du modèle
• modifier les champs prédéfinis
• paramétrer les champs d’information d’adresse pour qu’ils apparaissent sur les pages suivantes

Tout d’abord, enregistrez le modèle sous un nouveau nom, comme « Lettre personnelle 6a » ou « Lettre personnelle 6 (modifiée) ». Vous pouvez ensuite définir la police par défaut de la façon décrite précédemment.

Attention à ne pas appliquer vos modifications de police manuelles effectuées pour l’en-tête et le pied de page au style du paragraphe – cela changerait en plus la mise en page de toutes les autres zones du document. Si vous désirez appliquer une police différente pour l’en-tête et le pied de page sans affecter le corps de texte, assurez-vous d’effectuer vos modifications pour les styles de paragraphe prédéfinis « En-tête » et « Pied de page », respectivement.

Personnalisation de l’en-tête

Dans ce qui suit vous remarquerez que le pied de page comporte une ligne inutile : du fait qu’aucun numéro de fax n’ait été fourni dans la boîte de dialogue Informations utilisateur, l’emplacement après « Fax » reste vide.

Plutôt que d’aller acheter un télécopieur, il est sans doute préférable de supprimer cette ligne. Pour faire cela proprement, vous devrez dans un premier temps rendre tous les noms de champ visibles : dans l’onglet Affichage du ruban, sélectionnez « Noms des champs » et « Tramage des champs ».

Vous pouvez maintenant sélectionner la ligne « Fax : {Utilisateur.Fax} » et la supprimer. C’est le moment ou jamais d’ajouter de nouvelles informations des champs utilisateur, comme par exemple votre numéro de mobile. Écrivez « Mobile : » dans la zone précédemment occupée par l’espace réservé pour le fax, puis ajoutez un champ utilisateur via Insérer | Champ | Infos utilisateur | Téléphone 2. La ligne devrait désormais indiquer « Mobile : {Utilisateur.Téléphone 2} ».

Pour les lettres internationales, vous devrez peut-être ajouter le champ « Pays » à partir de vos informations d’utilisateur dans l’en-tête – la procédure est similaire à celle employée pour le numéro de téléphone portable.

Lorsque vous aurez terminé la personnalisation des champs d’informations utilisateur à afficher dans l’en-tête du courrier et dans le pied de page, revenez au mode d’affichage normal en retournant dans l’onglet Affichage du ruban pour décocher « Noms des champs ». En général, je laisse activé « Tramage des champs » pour de futures modifications. Si à présent la mise en page n’affiche rien à l’endroit où vous avez précédemment inséré un champ « Infos utilisateur », vérifiez que vous avez rempli les champs concernés dans la section « Infos utilisateur » de la boîte de dialogue Options.

Personnalisation de la page maître

Si vous remplissez le corps du courrier avec du texte, vous vous rendrez vite compte que le modèle intègre vos nom et adresse uniquement sur la première page. Si vous cliquez dans la marge grise de l’en-tête, vous verrez apparaître un symbole « ancre de bateau » sur le bord gauche de la page. Cela signifie que la zone de texte est ancrée dans le haut de la page – de même que la zone contenant votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail.

Cette configuration convient bien pour les lettres brèves, mais que se passe-t-il si votre lettre s’allonge et nécessite plus d’une page ? La solution la plus simple est de rédiger des lettres brèves qui tiennent sur une seule page. Une solution plus rationnelle à ce problème consiste à déplacer ces éléments de page vers la page maîtresse.

Le concept de page maîtresse (aussi appelée page maître) est courant dans les logiciels de publication assistée par ordinateur. Pour être sûr que certains éléments de la réalisation se répètent sur toutes les pages, les concepteurs placent ces éléments sur une page à part. Les numéros de page et d’autres données tenant sur une seule ligne peuvent être déplacés vers les en-têtes et pieds de page, mais il est préférable de placer les blocs de texte plus grands et les graphiques sur la page maître.

Tout comme dans un logiciel de PAO, les pages maîtresses sont définies en utilisant des cadres d’objet. TextMaker prend en charge différents types de cadre, notamment les cadres de texte et d’image. Leur insertion s’effectue par le biais de la section Options du ruban Insérer. Dans la mesure où les éléments actuels d’en-tête de lettre sont déjà contenus dans des zones de texte, il ne reste plus qu’à les déplacer vers la page maîtresse pour qu’ils se répètent sur chaque page.

Un clic dans le cadre gris supérieur rendra sa bordure bleue et affichera huit plots destinés au redimensionnement. Ne tenez pas compte de ces plots à ce stade. Cliquez dans le rebord du cadre. Maintenez appuyée la touche Maj de votre clavier, puis sélectionnez le cadre inférieur de la même façon. À présent, détachez-les de la page en utilisant la commande Accueil | Couper.

Passez sur la page maîtresse à l’aide de Affichage | Page maître et collez les boîtes à l’endroit voulu avec Accueil | Coller. Revenez à la vue standard avec Affichage | Standard, et vous remarquerez que la page a exactement la même apparence qu’avant. Pour constater la différence, vous allez devoir ajouter quelques paragraphes au corps du texte. Dès que le texte continuera sur la page qui suit, vous verrez la différence.

Dernières retouches

Il se peut que vous soyez confronté à quelques problèmes : le texte est disposé de façon plutôt incongrue autour des éléments fixes. Par ailleurs, il peut vous arriver de déplacer accidentellement les boîtes en mode standard, ce qui altérera la mise en page. Un mauvais auteur de tutoriel pourrait laisser le lecteur sans solutions potentielles à ces problèmes. Mais ne vous en faites pas.

Le problème de mise en page se résout relativement aisément en changeant le mode d’habillage du texte des cadres. Cependant, cette modification occasionnera un nouveau problème concernant le cadre supérieur : les champs d’adresse se déplaceront automatiquement vers le bas pour laisser de la place. Pour anticiper cela, définissez un repère à la position actuelle. Passez en mode objet en vous rendant dans Affichage | Mode objet et effectuez un glisser-déplacer à l’aide du dispositif de pointage depuis la règle supérieure vers l’endroit où les champs adresse commencent.

Revenez en mode standard et sélectionnez l’un des cadres de texte. Faites un clic droit sur la bordure pour ouvrir son menu contextuel et sélectionnez l’élément tout en bas, Propriétés. La boîte de dialogue de propriétés de l’objet peut sembler déconcertante, mais heureusement, elle est très bien structurée. Cliquez sur l’onglet Disposition et sélectionnez l’option la plus à gauche sous « Habillage du texte ». Faites la même chose avec l’autre cadre de texte.

Pour résoudre le problème de texte d’adresse décalé, cliquez dans le corps du document, déplacez le curseur vers le haut (opération facilement réalisable avec Ctrl+Home) et appuyez sur la touche de suppression, en restant particulièrement attentif, jusqu’à ce que l’adresse soit de nouveau alignée avec le repère. Vous pouvez maintenant supprimer le repère en utilisant Affichage | Grille et repères | Repères | Plus et le bouton Supprimer dans l’onglet Repères de la boîte de dialogue.

Maintenant que tout est mis en place, vous devriez verrouiller les éléments de la page maîtresse en place. Cette opération s’effectue en allant dans les propriétés du fichier : ouvrir Fichier | Propriétés et cliquez sur l’onglet Affichage. Dans la section « Verrouillage » se trouve l’option « Verrouiller les objets sur la page maître ». Une fois ceci effectué, les cadres de texte ne seront modifiables que dans le mode d’affichage « Page maître ».

Enregistrez le résultat, et vous avez à votre disposition un modèle de courrier multipage flambant neuf. (Enfin !)

Vous pouvez télécharger le modèle de document final ici.

La seconde partie de ce tutoriel abordera des utilisations plus complexes des pages maîtresses, en particulier les logos récurrents, les numéros de page librement positionnables, et même – gloups – des pages maîtresses multiples dans un seul document. Au mois prochain !