Aunque las plantillas de documentos pueden ahorrarles mucho tiempo y dolores de cabeza, muchos usuarios de procesadores de texto utilizan un método bastante más chapucero en su lugar: formatean un documento de acuerdo con sus necesidades y lo utilizan como base para todos los demás documentos del mismo tipo. Este método tiene varios inconvenientes, el principal de los cuales es que los usuarios pueden sobrescribir sin darse cuenta sus archivos antiguos. Si detectan el error lo bastante pronto, pueden recuperar la versión antigua de un archivo de copia de seguridad.

Otro inconveniente del método chapucero es que los usuarios tienden a olvidar actualizar algunos de los datos de la carta original, como la fecha o la dirección del destinatario. Imagine lo confuso que se sentiría el destinatario de una carta con fecha de 2017... ¡recibida en 2019! O si el Sr. Emerson recibiese una carta que comenzase con "Querida Sra. Miller"... ¡Ups!

Si quiere hacerlo impecablemente, use plantillas Muchos usuarios no se dan cuenta de que cuando presionan Ctrl+N para crear un nuevo documento en TextMaker, ya están usando una plantilla: la plantilla predeterminada configurada por SoftMaker, un archivo llamado Normal.tmvx y ubicado en Documentos\SoftMaker\Templates 2018.

Personalice la plantilla predeterminada

Empiece poco a poco; personalizando un poco esa plantilla predeterminada. Primero, haga una copia de seguridad del archivo Normal.tmvx y guárdela con un nombre diferente: "Normal (original).tmvx" debería servir. Ahora puede abrir y editar Normal.tmvx sabiendo que siempre puede devolverla a su estado predeterminado si lo necesita.

Escriba algunos párrafos de títulos y texto ficticios en la plantilla. Formatee los títulos con el estilo de párrafo "Título 1". Notará que la fuente estándar para los títulos es Arial, mientras que el texto del cuerpo utiliza Times New Roman por defecto. ¡Modernicémoslo un poco! Seleccione un párrafo de título y formatéelo con una fuente de su agrado desde el menú desplegable de fuentes. Yo escojo "Cambria" porque me parece muy elegante. Ahora haga clic con el botón derecho en el título seleccionado y elija Estilo de párrafo en el menú contextual. En la columna central del cuadro de diálogo Estilo de párrafo, haga clic en Actualizar a partir del texto y, a continuación, haga clic en Aplicar para salir del cuadro de diálogo.

A partir de ahora, todos los títulos de este documento se mostrarán en la fuente Cambria por defecto - incluyendo "Título 2", "Título 3" y "Título 4", porque heredan la fuente del "Título 1".

Ahora seleccione un párrafo del cuerpo del texto (la forma más rápida de hacerlo es hacer triple clic en un punto dentro del párrafo). Elija una fuente de su agrado en el menú de selección de fuentes. Yo escojo "Calibri" y fijo el tamaño de la fuente en "11" para que sea más fácil de leer. Actualice el estilo de párrafo "Normal" tal y como se describe anteriormente. Todos los párrafos formateados como "Normal" deben coincidir con la nueva fuente. Esta es una buena oportunidad para ajustar el estilo de párrafo aún más, usando el botón Editar del cuadro de diálogo Estilo de párrafo. Un ajuste posible es establecer un espaciado de párrafo adicional, por ejemplo "5 pt" antes y después de cada párrafo.

Seleccione el texto completo (Ctrl+A o Inicio | Seleccionar todo) y después presione la tecla Supr para borrar el contenido del documento. Cuando guarde la plantilla, todos los nuevos documentos creados con Ctrl+N usarán sus nuevas opciones de párrafo predeterminadas.

Personalizar una plantilla diferente

Los mismos principios podrán aplicarse a otras plantillas. Las plantillas también pueden contener campos que TextMaker rellenará automáticamente. Tome la plantilla "Carta personal 6", por ejemplo, (Archivo | Abrir, vaya a Documentos\SoftMaker\Plantillas 2018\Español\Carta y escoja Carta personal 6.tmvx). Siempre que haya rellenado previamente su información personal utilizando el botón Información del usuario de la pestaña General en el cuadro de diálogo Archivo | Configuración, esta plantilla insertará automáticamente su nombre, dirección y número de teléfono en varios campos predefinidos.

Sin embargo, tenga en cuenta que es posible que la plantilla aún no satisfaga completamente sus necesidades. En los siguientes pasos, le mostraré cómo puede:

• crear una copia de la plantilla
• ajustar los campos preestablecidos
• configurar los campos de información de dirección para que aparezcan en las páginas siguientes

En primer lugar, guarde la plantilla con un nombre nuevo, como "Carta personal 6a" o "Carta personal 6 (personalizada)". A continuación, puede ajustar la fuente predeterminada de la forma descrita anteriormente.

Tenga cuidado al aplicar los cambios manuales de fuente para el encabezamiento y pie de página al estilo de párrafo (esto también cambiará el formato de todas las demás áreas del documento). Si desea configurar una fuente diferente para el encabezamiento y el pie de página sin afectar al texto del cuerpo, asegúrese de realizar los cambios en los estilos de párrafo predefinidos "Encabezado" y "Pie de página" respectivamente.

Personalización del encabezado

A continuación, notará que el pie de página tiene una línea extraviada: dado que no se ha introducido ningún número de fax en el cuadro de diálogo Información de usuario, el espacio después de "Fax:" permanece vacío.

En lugar de salir y comprar una máquina de fax, podemos optar por borrar la línea. Para hacer esto limpiamente, primero debe hacer que todos los nombres de campo sean visibles: en la pestaña Ver de la cinta, seleccione "Nombres de campos" y "Sombreado de campos".

Ahora puede seleccionar la línea "Fax: {Usuario.Fax}" y borrarla. Esta es una gran oportunidad para añadir más información de los campos de usuario, como su número de móvil. Escriba "Móvil: " en el espacio ocupado anteriormente por el marcador de posición del fax, luego agregue un campo de usuario a través de Insertar | Campo | Información de usuario | Teléfono 2. La línea debería mostrar ahora "Mobile: {Usuario.Teléfono 2}".

Para las cartas internacionales, puede que desee añadir el campo "País" de su información de usuario al encabezado (el procedimiento es esencialmente el mismo que con el número de móvil).

Una vez que haya terminado de personalizar los campos de información de usuario que se mostrarán en el encabezado y en la parte inferior, vuelva al modo de visualización normal volviendo a la pestaña Ver de la cinta y desmarque "Nombres de campos". Por lo general, dejo "Sombreado de campos" activado para mayor distinción. Si el diseño no muestra nada en el campo "Información de usuario" introducido anteriormente, compruebe si ha rellenado estos campos en la sección "Información de usuario" en el cuadro de diálogo Opciones.

Personalización de la página maestra

Si rellena el cuerpo de la carta con texto, pronto se dará cuenta de que la plantilla incluye su nombre y dirección sólo en la primera página. Si hace clic en el margen gris del encabezado, verá un símbolo de ancla de barco en el borde izquierdo de la página. Esto significa que el marco de texto está anclado al principio de la página, al igual que el marco que contiene su número de teléfono y su dirección de correo electrónico.

Esta configuración está bien para las cartas cortas, pero ¿qué pasa si la carta es larga y requiere más de una página? La solución más simple es que procure hacer sus cartas cortas. Un método más viable para este problema es mover estos elementos de página a la página maestra.

Las páginas maestras son algo muy común en el software de autoedición. Para asegurarse de que ciertos elementos de diseño se repitan en todas las páginas, los diseñadores colocan estos elementos en una página diferente. Los números de página y otros datos que caben en una sola línea se pueden mover a encabezados y pies de página, pero los bloques más grandes de texto y gráficos encajan mejor en la página maestra.

Al igual que en un paquete de autoedición, las páginas maestras se configuran utilizando marcos de objetos. TextMaker soporta varios tipos de marcos, incluyendo cuadros de texto e imágenes. Se insertan a través de la sección Opciones de la cinta Insertar. Dado que los elementos de encabezado actuales ya se encuentran en cajas de texto, lo único que hay que hacer aquí es moverlos a la página maestra para que se repitan en todas las páginas.

Un clic en el marco superior gris hará que su borde se vuelva azul y mostrará ocho puntos que se usan para cambiar el tamaño. Ignórelos por ahora y haga clic en el borde del marco. Mantenga pulsada la tecla Mayúsculas del teclado y, a continuación, seleccione el marco inferior del mismo modo. Ahora córtelos de la página usando Inicio | Cortar.

Cambie a la página maestra usando Ver | Página maestra y pegue los cuadros de texto en su lugar con Inicio | Pegar. Vuelva a la vista estándar con Ver | Estándar, y notará que la página se ve exactamente igual que antes. Para ver la diferencia, añada algunos párrafos al texto del cuerpo. Tan pronto como el texto fluya a la página siguiente, verá el cambio.

Ajustes finales

Sin embargo, usted también puede ver algunos problemas: el texto fluye alrededor de los elementos fijos de forma poco afortunada. Además, todavía puede mover llos cuadros de texto en modo estándar por accidente, destruyendo el diseño. Si yo fuese un escritor de tutoriales retorcido, podría dejar que fuese el lector quien lidiase con este problema. Pero no lo soy, no se preocupe.

El problema de formato se soluciona fácilmente cambiando el modo de ajuste de texto de los marcos. Sin embargo, este cambio causará un nuevo problema con el marco superior: los campos de la dirección se moverán automáticamente hacia abajo para hacer espacio. Para prepararse para esto, coloque una línea de guía en la posición actual. Cambie al modo de objetos usando Ver | Modo de objetos y haga clic y arrastre el puntero del ratón desde la regla superior hasta la posición donde comienzan los campos de dirección.

Vuelva al modo estándar y seleccione uno de los marcos de texto. Haga clic con el botón derecho del ratón en el borde para abrir su menú contextual y seleccione el elemento inferior, Propiedades. El cuadro de diálogo Propiedades del objeto puede parecerle desalentador, pero afortunadamente está muy bien organizado. Haga clic en la pestaña Disposición y seleccione la opción más a la izquierda en "Ajuste de texto". Haga lo mismo con el otro marco de texto

Para resolver el problema con el texto de la dirección desplazado, haga clic en el cuerpo del documento, mueva el cursor a la parte superior (es muy sencillo con Ctrl+Home) y presione cuidadosamente la tecla Suprimir hasta que la dirección vuelva a alinearse con la línea de guía. Ahora puede eliminar la guía usando Ver | Cuadrícula y guías | Guías | Más y el botón Eliminar en la pestaña Guías del cuadro de diálogo.

Ahora que todo está configurado, debe bloquear los elementos de la página maestra en su lugar. Esto se hace en las propiedades del archivo: abra Archivo | Propiedades y cambie a la pestaña Ver. El apartado "Bloquear" incluye la opción "Bloquear objetos en la página maestra". Una vez configurado esto, los marcos de texto sólo se podrán editar en el modo de vista "Página maestra".

Guarde el resultado y tendrá una nueva plantilla de cartas de varias páginas (¡caramba!).

Puede descargar la plantilla de documento final aquí.

La segunda parte de este tutorial tratará sobre los usos más complejos de la página maestra, como insertar logotipos recurrentes, números de página libremente posicionables e incluso agrupar varias páginas maestras en un único documento. ¡Nos vemos el mes próximo!