En berättelse om två avhandlingar

För mycket längesedan skrev jag en avhandling som höll på att bli väldigt lång. Jag hade en dag kvar innan inlämningsdatumet, och jag hade fortfarande ett par sidor kvar när jag insåg att jag var ungefär tio sidor över gränsen som avdelningschefen satt. Men jag hade inte tid att gå igenom hela tesen för att korta av den.

Men jag fick snabbt en idé: Jag öppnade min ordbehandlares inställningar för styckeformat och reducerade radavståndet en aning. Nu låg jag alldeles precis inom gränsen. Jag behövde bara minska de globala sidomarginalerna en aning för att plötsligt få ett halvt dussin sidor extra. Jag skrev i rasande takt färdigt min avhandling och slutade ungefär fem sidor från gränsen. Layoutändringarna var tillräckligt små, så avdelningen märkte inte mitt lilla fusk och min avhandling accepterades.

Det här lilla tricket i sista minuten tog mindre än en halvtimme.

Ett par veckor senare var det nästan dags för en god vän att lämna in sin avhandling. Hennes avhandling hade också blivit lång. Jag tänkte att detta skulle kunna åtgärdas lika lätt som med min avhandling och dumt nog sa jag till henne att jag kunde fixa hennes problem. I efterhand borde jag verkligen ha tittat på hennes dokument innan jag sa det.

Hon hade inte alls använt styckeformat. Hennes sidhuvuden var stycken med lokal formatering. Hon hade till och med använt manuella radbrott och indrag. Numren i tabellerna hade forcerats under varandra med blanksteg.

Det tog mig flera dagar att åtgärda skadan och ungefär en halvtimme att formatera allt tills det passade in i hennes tilldelade sidantal. Då kände jag mig oerhört irriterad på min vän och galet förälskad i formatdefinitioner.

Farorna med lokal formatering

Många användare formaterar sin text med hjälp av verktygsfältet Tecken. De markerar texten, justerar teckensnittets typ och storlek, kanske till och med radavståndet och skriver sedan med den nya formateringen.

När de hamnar utanför det formaterade intervallet justerar de antingen formateringen för hand (Vilket teckensnitt var det nu igen? Vilken storlek ställde jag in?) eller så använder de verktyget Hämta format för att överföra deras tidigare inställning till den nya texten.

Många användare bryr sig inte heller om de befintliga rubrikdefinitionerna: Istället skriver de in sin text, väljer stycket, ökar teckenstorleken och ställer in teckensnittets vikt till fetstil. Lätt som en plätt – och som bäddat för katastrof.

Denna metod har många nackdelar. Här är några nackdelar: Verktyget Hämta format är mycket jobbigt att använda, särskilt när du överför formatering från en sida till en annan. När någon säger att du ska öka teckensnittsstorleken för styckena med en punkt, har du en oerhört jobbigt uppgift framför dig. Vissa formateringsalternativ finns inte ens tillgängliga i menyfliken – styckeavstånd är ett bra exempel.

Lokal formatering kan bli en riktig mardröm när du kopierar och klistrar in text till och från andra dokument. Teckenbaserade definitioner och styckeformateringar hamnar snabbt i luven på varandra, vilket gör det allt svårare att hantera inkonsekvenserna.

Sinnesfrid med styckeformat

Den bästa lösningen på formateringsproblem är att använda styckeformat istället för lokal formatering. De säkerställer konsekvent formatering av samma element, möjliggör index- och konturfunktioner och de kan, desto bättre, ärva andra stilformat. Det mesta av följande gäller för alla ordbehandlare, inklusive Microsoft Word och LibreOffice, men jag kommer att fokusera min förklaring på SoftMakers TextMaker. Duh.

Textmaker visar styckeformat både i avsnittet ”Format” på menyfliken Hem och i det valfria sidofältet. Om ditt sidofält är dolt kan du aktivera det i avsnittet ”Fönster” på menyfliken Visa. Du kan använda ikonerna högst upp för att växla sidofältet mellan stycke- och teckenformat. Det finns också ett sidofält för Dokumentöversikt som jag kommer att beskriva längre ned.

Sidofältet Styckeformat kommer alltid att markera det aktiva formatet på markörens position. Det finns två sätt att redigera det aktuella styckeformatet: Du kan antingen använda formateringsalternativen på menyfliken Hem och sedan skriva över styckeformatet med dina justeringar eller klicka på knappen Redigera längst ned i sidofältet och göra dina justeringar i dialogrutan Stycke.

En blandning av de två metoderna fungerar också. Välj först ett stycke genom att klicka tre gånger på det, justera sedan teckensnittet, teckenstorleken och justeringsalternativen tills du är nöjd. Högerklicka på styckeformatet i sidofältet och välj Uppdatera från text från snabbmenyn. Ändringen överförs omedelbart till alla andra stycken med samma format. Sedan kan du använda knappen Redigera för att göra ytterligare justeringar, till exempel för att ställa in styckavståndet, styra textflödet och ställa in ett anfangformat.

Grattis – du har ärvt ett format!

På fliken Format i dialogrutan Stycke kan du också justera arvsalternativ. När du ändrar teckensnittet för ”Rubrik 1” kommer du att se att de andra rubrikformaten byter till samma teckensnitt. Detta beror på att de är konfigurerade för att ärva sitt grundformat från varandra. Du kan använda fliken Format för att både ställa in arvsregler (”Baserat på”) och definiera vilket format som ska användas sedan när du skapar ett nytt stycke. Ett möjligt användningsfall är att ställa in ett ”normalt anfangformat” och definiera att det alltid ska följas av ”Normal”. Därefter kan du ställa in dina rubriker så att de växlar till ”normalt anfang” – och voilà, TextMaker tillämpar nödvändig formatering av sig själv medan du skriver.

Som standard visar TextMaker initialt fyra tillgängliga format i sidofältet ”(”Normal” och rubrik 1 till 3). Du kan ändra alternativet Visa längst ned i sidofältet till Alla format om du vill se alla fördefinierade format.

Men då återstår frågan vad man ska göra med all formatering som tillämpades manuellt innan du ställde in dina format. TextMaker erbjuder kommandot Återställ teckenformatering på menyfliken Hem (kortkommando: Ctrl + blanksteg), men detta har en stor nackdel: Det återställer inte bara manuella styckestileringar, utan tar också bort all formatering som t.ex. fet stil och hyperlänkar.

En trevlig lösning är att klicka var som helst i stycket, välja ett annat styckeformat och sedan växla tillbaka till det format du vill ha. Observera att detta inte återställer ändringar av teckensnitt eller teckensnittsstorlek om de har använts på bara en del av ett stycke – dessa ändringar i teckenformatet kan bara återställas med Återställ teckenformatering.

Utnyttja fördelarna med innehållsförteckningar och dokumentöversikter

Ordentlig formatering av rubriker kan spara dig mycket bekymmer. Genom att t.ex. ställa in Sidbrytning på fliken Textflöde i dialogrutan Styckeformat kan du se till att en Rubrik 1 alltid är högst upp på en ny sida. Håll ihop med nästa på samma flik ser till att en rubrik alltid håller sig till följande stycke.

Du kan formatera stycken som rubriker genom att antingen använda styckeformaten i sidofältet, de gröna pilarna på menyfliken Kontur eller ditt tangentbord: Alt + 1 ställer in Rubrik 1, Alt + 2 ställer in rubrik 2, o.s.v. Använd Alt + 0 för att återställa en rubrik till ett vanligt stycke.

Den största fördelen med att använda rubrikformat är att det förbättrar navigering i stora dokument. När sidofältet visar fliken Dokumentöversikt, som är inställt på Dokumentinnehåll, ger den en hierarkisk vy av dokumentrubrikerna i en trädstruktur, precis som en mapp i filsystemet. Klicka på en rubrik för att hoppa till den delen av dokumentet.

Konturvyn är perfekt för att ställa in rätt rubriker (Vy | Kontur). När du har ställt in rubrikerna i rätt hierarki kan du snabbt skapa en innehållsförteckning för ditt dokument (Referenser | Innehållsförteckning | Generera), komplett med sidnummer.

Återanvända formatering från andra dokument

När du väl har ställt in dina styckeformat vore det synd att begränsa dem till ett dokument. Med TextMaker kan du enkelt överföra formatdefinitioner från ett dokument till ett annat: I sidofältet leder listrutan Organisera till dialogrutan Hantera format.

Om både ditt källdokument och måldokument är öppna kommer dessa att vara standarddokumenten som visas i dialogrutan. Om du bara har ett dokument öppet klickar du på Öppna för att välja det andra dokumentet. Eftersom båda sidorna i dialogrutan har en Öppna-knapp kan du också överföra format från vilket dokumentpar som helst.

Om du vill använda dokumentets format för alla framtida dokument kan du överföra dem till filen Normal.tmvx i dokumentmappen (%userprofile%\Documents\SoftMaker\Templates 2018\English). Du kan också ställa in en ny mall som endast används för en viss dokumenttyp genom att spara ditt dokument som en TMVX-mall (Arkiv | Spara som | Spara som typ: ”Mall”). Därefter är mallen tillgänglig via Arkiv | Ny | Mer.

Epilog

För ett par veckor sedan fick jag besök av en vän med en farlig glöd i ögonen. Hon försökte konsolidera två dokument som hon fått av en överordnad kollega, men när hon klistrade in stycken från det ena dokumentet till det andra, hände det bisarra saker.

Textformateringen ändrades på egen hand, inklistrad text bytte teckensnitt, formatdefinitioner låg i öppet krig med varandra. Hon misstänkte gremlins på jobbet (som nämnts i en tidigare blogginlägg är detta osannolikt, men jag försöker ha ett öppet sinne).

Jag frågade henne om hon arbetade med styckeformat. ”Självklart”, svarade hon, djupt förolämpad av min fråga. Men använder dokumenten från hennes överordnade kollega dem? Det gjorde de inte. Det andra dokumentet formaterades med den fruktade funktionen ”Hämta format”.

Min vän lyckades äntligen tämja vilddjuret genom att ställa in förnuftiga styckeformat i sin centrala dokumentmall och överföra dem till både käll- och måldokument. Och detta gav till sist resultat. Nu är även hon djupt förälskad i formatdefinitioner

Är inte du också intresserad av att pröva på styckeformat?