Сказка о двух дипломных работах

Давным-давно моя дипломная работа выходила чересчур длинной. За один день до сдачи, когда мне оставалось доделать еще пару страниц, я понял, что превышаю установленный предел на десять страниц. Времени на вычитку и внесение сокращений во всю дипломную работу у меня не было.

Мне тут же пришла идея: я открыл настройки стиля абзаца в текстовом редакторе и немного уменьшил межстрочный интервал. Теперь дипломная работа укладывалась в установленные пределы, но едва-едва. Чуть уменьшив поля страниц, я неожиданно получил в свое распоряжение еще целых полдесятка страниц. Я быстро напечатал заключение, и у меня еще остался запас в несколько страниц. Изменения в макете были совсем небольшими, поэтому моя маленькая хитрость осталось незамеченной, и работа была принята.

Форматирование дипломной работы «в последнюю минуту» заняло меньше получаса.

Через несколько недель был срок сдачи диссертации моей хорошей подруги. Ее диссертация тоже была длинновата. Я подумал, что это можно исправить так же легко, как и в случае с моей дипломной работой, и по глупости сказал ей, что с радостью решу ее проблему. Если бы я был умнее, я бы внимательно посмотрел на ее документ, прежде чем говорить это.

Она не использовала стили абзацев вообще. Ее заголовки были параграфами с локальным форматированием. Она даже использовала ручные разрывы строк и пробелы для выделения цитат. Числа в таблицах отправлялись друг под друга пробелами.

Мне потребовалось несколько дней, чтобы исправить всю эту жуть, и около получаса форматирования, чтобы вписать работу в нужное количество страниц. Когда я наконец закончил, я был раздражен на подругу и влюблен в стили текстовых документов.

Опасности локального форматирования

Многие пользователи форматируют свой текст, используя панель символов. Они выбирают текст, корректируют тип и размер шрифта, возможно даже межстрочный интервал, а затем продолжают печатать, используя новое форматирование.

Когда они оказываются за пределами отформатированного фрагмента, они либо снова корректируют форматирование вручную (какой это у нас был шрифт?; а какого размера?) или с помощью инструмента форматирования по образцу, который позволяет перенести предыдущие настройки в новый текст.

Многие пользователи также не утруждают себя использованием предустановленных стилей заголовков: вместо этого они набирают текст, выбирают абзац, увеличивают размер шрифта и устанавливают жирный шрифт. Легче легкого — и прямая дорога к сложностям.

Этот подход имеет много недостатков. Вот лишь некоторые неприятные моменты: работа с инструментом форматирования по образцу достаточно кропотлива, особенно при переносе форматирования с одной страницы на другую. Когда вам необходимо увеличить размер шрифта абзацев на одну единицу, вы сталкиваетесь с, казалось бы, бесконечной рутинной работой. А некоторые параметры форматирования и вовсе не доступны на ленте — хорошим примером является интервал между абзацами.

Локальное форматирование может стать настоящим кошмаром, когда вы копируете и вставляете текст в другие документы. Форматирование на основе символов и стили форматирования абзацев сразу начинают бороться за доминирование: и справляться с несоответствиями становится все труднее.

Душевное спокойствие со стилями абзаца

Лучший способ решить проблемы форматирования — использовать стили абзацев вместо локального форматирования. Они обеспечивают согласованное форматирование одних и тех же элементов, функциональность оглавлений и структуры и, что еще лучше, они могут наследовать формат других стилей. Большая часть нижеследующего относится ко всем текстовым редакторам, в том числе Microsoft Word и LibreOffice, но я сосредоточу свое объяснение на SoftMaker TextMaker. А как же иначе.

В TextMaker стили абзацев отображаются как в разделе «Стили» на вкладке ленты Главная, так и на дополнительной боковой панели. Если боковая панель скрыта, ее можно активировать в разделе «Окна» на вкладке ленты Вид. Используя значки вверху боковой панели, ее можно переключать между стилями абзацев и символов. Там также есть вкладка Схема документа, о которой я расскажу позже.

На вкладке боковой панели Стили абзаца всегда выделяется стиль на позиции курсора. Существует два способа отредактировать текущий стиль абзаца: можно либо использовать параметры форматирования на вкладке ленты Главная, а затем перезаписать стиль абзаца с измененными настройками, либо нажать кнопку Правка в нижней части боковой панели и внести изменения в диалоговом окне абзаца.

Можно сочетать и тот, и другой подход — это также будет работать. Сначала выберите абзац, трижды щелкнув по нему, затем выберите желаемый шрифт, размер шрифта и параметры выравнивания. На боковой панели щелкните правой кнопкой мыши стиль абзаца и в контекстном меню выберите Обновить из текста. Изменение будет немедленно применено ко всем остальным абзацам с тем же стилем. Чтобы внести дополнительные изменения, можно использовать кнопку Правка. Например, для установки интервала между абзацами, стиля буквиц и направления текста.

Поздравляю, вы унаследовали стиль!

На вкладке Стиль диалогового окна Абзац можно также настроить параметры наследования. Если вы измените шрифт «Заголовка 1», то заметите, что другие стили заголовка также начнут использовать тот же шрифт. Это происходит потому, что они наследуют друг от друга базовый стиль. На вкладке Стиль можно настроить правила наследования («На основе») и определить, какой стиль должен использоваться при создании нового абзаца. Один из возможных вариантов — установить стиль «Обычная буквица» и определить, что за ним всегда следует «Обычный». Затем вы можете переключить заголовки на «Обычную буквицу», и при наборе текста TextMaker сам будет применять необходимое форматирование.

По умолчанию на боковой панели TextMaker отображаются четыре доступных стиля («Обычный» и заголовки с 1 по 3). Изменив параметр Показать в нижней части боковой панели на Все стили, вы сможете увидеть все предопределенные стили.

Теперь возникает вопрос: что делать со всем тем форматированием, которое было применено вручную перед настройкой стилей? TextMaker предлагает команду Сбросить форматирование символов на вкладке ленты Главная (комбинация клавиш: Ctrl+пробел), но у нее есть существенный недостаток: она не только сбрасывает вручную установленные стили абзацев, но и удаляет все форматирование полностью, в частности жирный шрифт и гиперссылки.

Хороший обходной путь — щелкнуть в любом месте абзаца, выбрать другой стиль абзаца и затем переключиться обратно на нужный вам стиль. Обратите внимание, что это не приведет к сбросу изменений шрифта или размера шрифта, если они были применены только к части абзаца, — это изменения стиля символов, и их можно сбросить только с помощью параметра Сбросить форматирование символов.

Пожинаем плоды при работе с оглавлением и схемами документов

Правильное форматирование заголовков может избавить от множества головной боли. Например, если вы установите Разрыв страницы на вкладке Направление текста диалогового окна Стиль абзаца, то «Заголовок 1» всегда будет находиться вверху новой страницы. Параметр Не отрывать от следующего на той же вкладке гарантирует, что следующий абзац всегда будет расположен под заголовком.

Чтобы отформатировать абзацы как заголовки, можно использовать стили абзаца на боковой панели, зеленые стрелки на вкладке ленты Структура или клавиатуру: Alt+1 устанавливает «Заголовок 1», Alt+2 устанавливает «Заголовок 2» и т. д. С помощью Alt+0 можно вернуть обычное форматирование абзаца.

Основное преимущество использования стилей заголовков состоит в том, что они облегчают навигацию по большим документам. Когда на боковой панели отображается вкладка Схема документа с параметром Содержимое документа, заголовки документа будут иерархически отображаться в древовидной структуре, подобно папкам в файловой системе. Нажатие на заголовок приведет к переходу к этой части документа.

Режим структуры идеально подходит для установки надлежащего форматирования заголовков (Вид | Структура). После того как вы установили правильную иерархию заголовков, можно быстро создать оглавление документа (Ссылки | Оглавление | Создать) с номерами страниц.

Использование форматирования других документов

После того как вы настроили стили абзаца, было бы досадно оставить их томиться в заточении в одном документе. TextMaker предлагает простой способ переноса стилей из одного документа в другой: с помощью раскрывающегося меню Упорядочить на боковой панели открывается диалоговое окно Управление стилями.

Если и исходный документ, и целевой документ открыты, они будут отображаться в диалоговом окне по умолчанию. Если у вас открыт только один документ, нажмите Открыть, чтобы выбрать второй документ. Поскольку кнопка Открыть имеется с обеих сторон диалогового окна, стили можно передавать из любого из двух документов.

Если вы хотите использовать стили документа во всех будущих документах, вы можете перенести их в файл Обычный.tmvx, находящийся в папке (%userprofile%\Документы\SoftMaker\Templates 2018\Русский). Вы также можете создать новый шаблон только для документов определенного типа, сохранив документ как шаблон TMVX (Файл | Сохранить как | Сохранить как тип: «Шаблон»). После этого шаблон будет доступен в меню Файл | Создать | Еще.

Эпилог

Несколько недель назад ко мне подошла подруга, и ее глаза светились опасным блеском. Ей требовалось объединить два документа, переданных ей старшим коллегой, но всякий раз, когда она вставляла абзацы из одного документа в другой, происходили странные вещи.

Форматирование текста изменялось само по себе, шрифты вставленного текста мутировали, стили открыто воевали друг с другом. Она подозревала, что это дело рук гремлинов (как я уже говорил в предыдущей статье блога, это маловероятно, но я стараюсь сохранять непредвзятость).

Я спросил ее, использует ли она стили абзаца. «Конечно», — сказала она, обиженная моим вопросом. Но использовались ли они также и в документах ее старшего коллеги? Нет. Другой документ был отформатирован с использованием инструмента форматирования по образцу.

Моей подруге удалось приручить гремлинов, настроив стили абзацев в ее базовом шаблоне документа и перенеся их как в исходные, так и в целевые документы. Когда она уже думала, что все варианты исчерпаны, это сработало. Теперь она тоже влюблена в стили.

А вы используете стили абзаца?