Um conto de duas teses

Há muito tempo, o meu trabalho de conclusão de curso estava extenso. Faltava um dia para a data de envio e eu ainda tinha algumas páginas para finalizar quando percebi que estava cerca de dez páginas acima do limite definido pelo chefe de departamento. Não havia tempo para rever a tese e encurtá-la.

Mas logo tive uma ideia: abri as configurações de estilo de parágrafo do meu processador de texto e reduzi levemente o espaçamento entre linhas. Com isso eu fiquei dentro do limite, mas por pouco. Ao reduzir as margens globais de maneira imperceptível, de repente eu estava com meia dúzia de páginas a menos. Digitei freneticamente a conclusão da minha tese, terminando cerca de cinco páginas abaixo do limite. As alterações no layout foram pequenas o suficiente para que o departamento não percebesse minha pequena trapaça e meu trabalho foi aceito.

A manipulação de última hora da formatação da minha tese levou menos de meia hora.

Algumas semanas depois, a entrega da dissertação de uma querida amiga estava chegando. Sua dissertação também estava extensa. Pensei que isso pudesse ser corrigido com a mesma facilidade da minha tese e, estupidamente, disse que consertaria o problema dela. Pensando bem, eu deveria ter analisado o documento dela antes de falar isso.

Ela não havia usado estilos de parágrafo. Os títulos eram parágrafos com formatação local. Ela até tinha usado espaços e quebras de linha manuais para indentar citações. Os números em tabelas foram forçados um embaixo do outro com espaços.

Levei vários dias para reverter o prejuízo e cerca de meia hora para reformatar tudo até ficar dentro da contagem de páginas permitidas. Ao alcançar isso, eu estava extremamente aborrecido com a minha amiga e loucamente apaixonado pelas definições de estilo.

Os perigos da formatação local

Muitos usuários formatam seus textos usando a barra de ferramentas Caractere. Eles selecionam o texto, ajustam o tipo e o tamanho da fonte, talvez até o espaçamento entre linhas e depois continuam escrevendo com a nova formatação.

Quando saem da formatação, eles reajustam a formatação manualmente (Qual era mesmo a fonte? Qual era o tamanho?) ou usam a ferramenta Pincel de formatação para transferir a configuração anterior para o novo texto.

Além disso, muitos usuários não se preocupam com as definições de títulos pré-existentes: em vez disso, digitam o texto, selecionam o parágrafo, aumentar o tamanho da fonte e aplicam negrito. Muito fácil — e uma fórmula para o desastre.

Esta abordagem apresenta muitas desvantagens. Aqui estão algumas delas: a ferramenta Pincel de formatação é muito tediosa, principalmente ao transferir a formatação de uma página para a outra. Quando alguém pede para você aumentar o tamanho da fonte do parágrafo em um ponto, a tarefa enfrentada parece infinita. Algumas opções de formatação nem mesmo estão disponíveis na faixa — o espaçamento entre parágrafos é um bom exemplo.

A formatação local pode se tornar um verdadeiro pesadelo ao copiar e colar texto de e para outros documentos. As definições baseadas em caracteres e as formatações de parágrafo logo passam a batalhar pela predominância: as inconsistências tornam-se cada vez mais difíceis de lidar.

Tranquilidade com os estilos de parágrafo

A melhor solução para os problemas de formatação é usar estilos de parágrafo em vez de formatação local. Eles garantem a formatação consistente dos mesmos elementos, habilitam as funcionalidades de índice e resumo e, ainda melhor, podem herdar o formato de outros estilos. A maioria dos tópicos a seguir se aplica a todos os processadores de texto, incluindo o Microsoft Word e o LibreOffice, mas concentrarei a minha explicação no TextMaker da SoftMaker. Óbvio.

O TextMaker exibe os estilos de parágrafo na seção “Estilos” da aba de faixa Início e na barra lateral opcional. Se a sua barra lateral estiver oculta, poderá ativá-la na seção “Janelas” da aba de faixa Exibir. Usando os ícones na parte superior, você pode alterar a barra lateral entre os estilos de parágrafo e caractere. Também há uma aba Mapa do documento da barra lateral que será abordada mais adiante.

A aba Estilos de parágrafo da barra lateral sempre destacará o estilo ativo na posição do cursor. Há duas maneiras de editar o estilo de parágrafo atual: você pode usar as opções de formatação na aba de faixa Início e, depois, substituir o estilo de parágrafo pelos ajustes ou clicar no botão Editar na parte inferior da barra lateral e fazer ajustes na caixa de diálogo Parágrafo.

Uma mistura das duas abordagens também funcionará. Primeiro, selecione um parágrafo clicando três vezes nele e ajuste a fonte, o tamanho da fonte e as opções de alinhamento conforme desejado. Clique com o botão direito do mouse no estilo de parágrafo na barra lateral e selecione Atualizar do texto no menu de contexto. A alteração deverá ser transferida imediatamente para todos os outros parágrafos com o mesmo estilo. Depois, você pode usar o botão Editar para fazer outros ajustes, por exemplo, definir o espaçamento entre parágrafos, controlar o fluxo de texto e definir um estilo de capitular.

Parabéns, você herdou um estilo!

Na aba Estilo da caixa de diálogo Parágrafo, você também pode ajustar as opções de herança. Ao alterar a fonte do “Título 1”, você notará que os outros estilos de título mudarão para a mesma fonte. Isso deve-se ao fato de estarem configurados para herdar o estilo uns dos outros. Ao usar a aba Estilo, você pode definir regras de herança (“Baseadas em”) e definir qual deverá ser o estilo ao criar um parágrafo. Um possível caso de uso é configurar um estilo “Capitular normal” e definí-lo para sempre ser seguido por “Normal”. Depois, você pode configurar os títulos a fim de mudar para “Capitular normal” — e voilà, o TextMaker aplicará a formatação necessária por conta própria enquanto você continua escrevendo.

Por padrão, o TextMaker exibirá inicialmente quatro estilos disponíveis na barra lateral (“Normal” e Título 1 a 3). Ao mudar a opção Mostrar na parte inferior da barra lateral para Todos os estilos, você poderá ver todos os estilos predefinidos.

Isso deixa a pergunta do que fazer com toda a formatação aplicada manualmente antes de configurar os estilos. O TextMaker oferece o comando Redefinir formatação de caracteres na aba de faixa Início (atalha do teclado: Ctrl+Space), mas isso apresenta uma grande desvantagem: não redefinirá apenas os estilos de parágrafo manuais, também removerá todas as formatações, como negrito e hiperlinks.

Uma boa alternativa é clicar em qualquer lugar do parágrafo, selecionar um estilo de parágrafo diferente e voltar para o estilo desejado. Observe que isso não redefinirá as alterações no tipo de apresentação ou no tamanho da fonte, caso tenham sido aplicados a somente uma parte de um parágrafo — essas alterações de estilo de caractere só podem ser redefinidas usando Redefinir formatação de caracteres.

Colhendo os frutos com índices e mapas de documento

A formatação adequada dos títulos pode poupar várias dores de cabeça. Por exemplo, ao definir a Quebra de página na aba Fluxo de texto da caixa de diálogo Estilo de parágrafo, você pode garantir que um Título 1 sempre esteja na topo de uma nova página. Na mesma aba, Manter com o próximo garante que o título sempre seguirá o parágrafo seguinte.

Para formatar parágrafos como títulos, use os Estilos de parágrafo na barra lateral, as setas verdes na aba de faixa Resumo ou o seu teclado: Alt+1 definirá o Título 1, Alt+2 definirá o Título 2, etc. Use Alt+0 para reverter um título de volta para um parágrafo normal.

A principal vantagem de usar estilos de parágrafo é a melhoria da navegação em documentos grandes. Quando a barra lateral mostrar a aba Mapa do documento, vá a Conteúdo do documento e depois se escolha a opção Títulos. Serão então apresentados de forma hierárquica os títulos do documento em uma estrutura de árvore, como as pastas em um sistema de arquivos. Clique em um título para saltar para essa parte do documento.

A exibição estrutura de tópicos é perfeita para definir os títulos adequados (Exibir | Estrutura de tópicos). Após definir os títulos nas hierarquias adequadas, você poderá criar rapidamente um sumário para o seu documento (Referências | Sumário | Gerar), completo com números de páginas.

Reutilizar a formatação de outros documentos

Após configurar os estilos de parágrafos, seria uma pena mantê-los presos em um único documento. O TextMaker oferece uma maneira fácil para transferir as definições de estilo de um documento para outro: na barra lateral, o menu suspenso Organizar leva a um diálogo Gerenciar estilos.

Se ambos os documentos de origem e destino estiverem abertos, eles serão os documentos padrão exibidos no diálogo. Se tiver somente um documento aberto, clique em Abrir para escolher o segundo documento. Como os dois lados do diálogo têm um botão Abrir, você também pode transferir estilos entre quaisquer dois documentos.

Se você quiser usar os estilos do documento em todos os documentos futuros, poderá transferí-los para o arquivo Normal.tmvx em sua pasta de documentos (%userprofile%\Documentos\SoftMaker\Templates 2018\Português (Brasil)). Também é possível configurar um novo modelo somente para um tipo de documento, salvando o seu documento como um modelo TMVX (Arquivo | Salvar como | Salvar como o tipo: “Modelo"). Depois disso, o modelo fica disponível em Arquivo | Novo | Mais.

Epílogo

Há algumas semanas, uma amiga entrou em contato comigo com um brilho perigoso nos olhos. Ela estava tentando consolidar dois documentos entregues a ela por um colega sênior, mas sempre que colava parágrafos de um documento para o outro, coisas bizarras aconteciam.

A formatação do texto mudava sozinha, o texto colado mudava de fonte, as definições de estilo declaravam guerra entre si. Ela suspeitou de ação de gremlins (como dito em uma das publicações passadas do blog, isso é improvável, mas eu tento manter sempre uma mente aberta).

Eu perguntei se ela estava usando estilos de parágrafo. “É claro”, disse ela, profundamente ofendida com o questionamento. Mas os documentos do colega dela também usam? Eles não usavam. O outro documento foi formatado usando o temido “Pincel de formatação”.

Minha amiga finalmente conseguiu domar a fera configurando estilos de parágrafo sensíveis no modelo de documento central e transferindo eles para os documentos de origem e destino. Tudo havia falhado, mas isso funcionou. Agora ela também está loucamente apaixonada pelas definições de estilo.

Você não gostaria de dar uma chance aos estilos de parágrafo?