Opowieść o dwóch pracach

Dawno, dawno temu moja praca dyplomowa okazała się za długa. Dzień przed terminem jej złożenia, gdy wciąż zostało mi kilka stron do napisania, uświadomiłem sobie, że o około dziesięć stron przekraczam limit określony przez dyrektora instytutu. Nie miałem już czasu, aby przeredagować całą pracę w celu jej skrócenia.

Szybko jednak wpadłem na pomysł: otworzyłem ustawienia stylu akapitu w edytorze tekstu i odrobinę zmniejszyłem odstępy między wierszami. Ledwo, ledwo, ale teraz mieściłem się w limicie. A gdy niezauważalnie zmniejszyłem marginesy, nagle zostało mi jeszcze sześć stron do wykorzystania. Jak szalony dopisałem jeszcze zakończenie, a na koniec okazało się, że praca ma około pięć stron mniej niż narzucony limit. Zmiany układu były na tyle niewielkie, że nikt na wydziale nie zauważył mojego małego oszustwa, i praca dyplomowa została przyjęta.

Te wprowadzane w ostatniej chwili zmiany formatowania zajęły mi mniej niż pół godziny.

Kilka tygodni później zbliżał się termin oddania rozprawy doktorskiej mojej drogiej przyjaciółki. Jej rozprawa też była za długa. Pomyślałem sobie, że to da się poprawić równie łatwo jak moją pracę dyplomową i — głupio — zaproponowałem pomoc w rozwiązaniu problemu. Z perspektywy czasu wiem, że powinienem się dokładniej przyjrzeć jej dokumentowi, zanim wyskoczyłem z taką propozycją.

Ona zupełnie nie korzystała ze stylów akapitu. Nagłówki były akapitami z formatowaniem lokalnym. Aby dodać wcięcia cytatów, ręcznie wstawiała podziały wiersza i spacje. Numery w tabelach były kolejno wymuszane spacjami.

Kilka dni zajęło mi naprawienie tego wszystkiego, a około pół godziny ponowne sformatowanie w celu dopasowania do wyznaczonej liczby stron. Gdy doszedłem do tego etapu, byłem już bardzo zdenerwowany na moją przyjaciółkę i szaleńczo zakochany w definicjach stylów.

Niebezpieczeństwa związane z formatowaniem lokalnym

Wielu użytkowników formatuje swoje teksty przy użyciu paska narzędzi znaków. Zaznaczają tekst, dostosowują typ i rozmiar czcionki, czasami nawet interlinię, a następnie wpisują dalej — już z nowym formatowaniem.

Kiedy wyjdą poza sformatowany zakres, znów ręcznie ustawiają formatowanie (Jaka to była czcionka? Jaki miała rozmiar?) albo przenoszą poprzednie ustawienia do nowego tekstu przy użyciu narzędzia Malarz formatów.

Wielu użytkowników nawet nie zadaje sobie trudu, aby skorzystać z gotowych definicji nagłówka. Zamiast tego wpisują tekst, zaznaczają akapit, zwiększają rozmiar czcionki i ustawiają pogrubienie. Łatwizna. I recepta na katastrofę.

Takie podejście ma mnóstwo wad. Oto kilka przykładów. Korzystanie z narzędzia Malarz formatów jest uciążliwe, szczególnie w przypadku przenoszenia formatowania z jednej strony na drugą. Zwiększanie rozmiaru czcionki w akapitach o jeden punkt jest niekończącą się katorgą. Niektóre opcje formatowania nawet nie są widoczne na wstążce — dobrym przykładem jest ustawienie odstępu między akapitami.

Formatowanie lokalne jest prawdziwą zmorą, gdy trzeba skopiować tekst z jednego dokumentu i wkleić do innego. Definicje na poziomie znaków i formatowanie akapitu szybko stają się walką o pierwszeństwo, a niezwykle trudne jest poprawianie niespójności.

Święty spokój dzięki stylom akapitu

Najlepszym rozwiązaniem problemów z formatowaniem jest korzystanie ze stylów akapitu, a nie formatowania lokalnego. Style zapewniają spójne formatowanie tych samych elementów, ułatwiają korzystanie z funkcji indeksowania i konspektu. A co więcej, format można nawet dziedziczyć z innych stylów. Większość z poniższych objaśnień ma zastosowanie do wszystkich edytorów tekstu, w tym programów Microsoft Word i LibreOffice, ale przykłady będą dotyczyć programu TextMaker firmy SoftMaker. To chyba zrozumiałe ;-)

W programie TextMaker style akapitu są widoczne zarówno w sekcji „Style” na karcie wstążki Narzędzia główne, jak i na opcjonalnym pasku bocznym. Jeśli pasek boczny jest ukryty, można go aktywować w sekcji „Okna” na karcie wstążki Widok. Za pomocą ikon w górnej części paska bocznego można przełączać widok ze stylów akapitu na style znaków. Jest też dostępna karta paska bocznego Mapa dokumentu, którą zajmę się później.

Styl aktywny w danej pozycji kursora jest zawsze wyróżniony na karcie paska bocznego Style akapitu. Bieżący styl akapitu można edytować na dwa sposoby. Po pierwsze można użyć opcji formatowania na karcie wstążki Narzędzia główne i następnie skorygować styl akapitu swoimi ustawieniami. Ewentualnie można kliknąć przycisk Edytuj u dołu paska bocznego i dostosować ustawienia w oknie dialogowym Akapit.

Równie dobrze sprawdzi się połączenie tych dwóch metod. Najpierw zaznacz akapit, klikając go trzykrotnie, następnie dostosuj czcionkę, jej rozmiar i wyrównanie. Kliknij prawym przyciskiem myszy styl akapitu na pasku bocznym i wybierz z menu kontekstowego pozycję Aktualizuj na podstawie tekstu. Zmiana powinna zostać natychmiast zastosowana do wszystkich akapitów z takim samym stylem. Następnie możesz kliknąć przycisk Edytuj i wprowadzić dalsze dostosowania — na przykład nowe ustawienia odstępów, ułożenia tekstu oraz stylu inicjałów.

Gratulacje, dziedziczysz styl!

Na karcie Styl w oknie dialogowym Akapit można też dostosować opcje dziedziczenia. Gdy zmienisz czcionkę stylu „Nagłówek 1”, zauważysz, że w innych stylach nagłówka czcionka zmieni się na taką samą. Tak się dzieje, ponieważ mają ustawione dziedziczenie stylu podstawowego. Na karcie Styl można ustawić reguły dziedziczenia („Na podstawie”) i zdefiniować, który styl ma być kolejnym po utworzeniu nowego akapitu. Jednym z możliwych przypadków jest ustawienie stylu „Normalne inicjały” i zdefiniowanie, aby po nim zawsze następował styl „Normalny”. Później można ustawić, aby nagłówki przełączały się na styl „Normalne inicjały”, i gotowe: program TextMaker sam zastosuje odpowiednie formatowanie, gdy będziesz beztrosko sobie pisać.

Domyślnie na pasku bocznym programu TextMaker początkowo są widoczne cztery dostępne style („Normalny” i Nagłówek — od 1 do 3). Zmiana opcji Pokaż u dołu paska bocznego na Wszystkie style spowoduje, że będą widoczne wszystkie zdefiniowane style.

Pozostaje jeszcze pytanie, co zrobić z tymi wszystkimi opcjami formatowania, które zostały ustawione ręcznie przed skonfigurowaniem stylów. Program TextMaker ma polecenie Resetuj formatowanie znaku na karcie wstążki Narzędzia główne (skrót klawiaturowy: Ctrl+spacja), ale ma ono istotną wadę: spowoduje zresetowanie nie tylko stylu akapitu ustawionego ręcznie, ale też pozostałego formatowania, takiego jak pogrubienie i hiperlinki.

Aby to obejść, można kliknąć w dowolnym miejscu akapitu, wybrać inny styl akapitu i następnie ponownie przełączyć się na wybrany styl. Nie spowoduje to zresetowania zmian kroju ani rozmiaru czcionki wprowadzonych w ramach akapitu — takie modyfikacje stylu znaków można zresetować tylko przy użyciu polecenia Resetuj formatowanie znaku.

Zbieranie owoców w postaci spisów treści i map dokumentów

Właściwe sformatowanie nagłówków może nam zaoszczędzić wielu zmartwień. Jeśli na przykład ustawisz Podział strony na karcie Ułożenie tekstu w oknie dialogowym Styl akapitu, możesz mieć pewność, że na początku nowej strony zawsze będzie Nagłówek 1. Ustawienie Zachowaj z następnym na tej samej karcie sprawi, że nagłówek zawsze będzie „przyklejony” do następnego akapitu.

Aby sformatować akapity jako nagłówki, użyj sekcji Style akapitu na pasku bocznym, zielonych strzałek na karcie wstążki Konspekt lub klawiatury: Alt+1 ustawi Nagłówek 1, Alt+2 ustawi Nagłówek 2 itd. Aby zmienić nagłówek z powrotem w zwykły akapit, naciśnij klawisze Alt+0.

Główną korzyścią wynikającą z używania stylów nagłówka jest usprawnienie nawigacji po dużych dokumentach. Gdy na pasku bocznym jest widoczna karta Mapa dokumentu, ustaw Zawartość dokumentu, a zobaczysz hierarchię nagłówków dokumentu jako strukturę drzewa — podobną do folderów w systemie plików. Kliknięcie danego nagłówka spowoduje przejście do tej części dokumentu.

Widok konspektu jest idealny do ustawienia właściwych nagłówków (Widok | Konspekt). Po ustawieniu odpowiedniej hierarchii nagłówków można szybko utworzyć spis treści dokumentu (Odwołania | Spis treści | Generuj) wraz z numerami stron.

Wykorzystanie formatowania z innych dokumentów

Po ustawieniu stylów akapitu błędem byłoby użycie ich tylko w jednym dokumencie. Program TextMaker zapewnia łatwy sposób przeniesienia definicji stylów z jednego dokumentu do innego: menu rozwijane Organizuj na pasku bocznym prowadzi do okna dialogowego Zarządzanie stylami.

Jeśli są otwarte zarówno dokument ze zdefiniowanym formatowaniem, jak i dokument docelowy, będę one domyślnie wyświetlone w oknie dialogowym. Jeśli masz otwarty tylko jeden dokument, kliknij przycisk Otwórz i wybierz drugi dokument. Przycisk Otwórz znajduje się po obu stronach okna dialogowego, więc można przenieść style z dowolnego z tych dwóch dokumentów.

Aby użyć stylów dokumentu we wszystkich przyszłych dokumentach, wystarczy przenieść je do pliku Normalny.tmvx w folderze dokumentów (%profil_użytkownika%\Dokumenty\SoftMaker\Templates 2018\Polski). Można też utworzyć nowy szablon tylko do konkretnego typu dokumentów. W tym celu trzeba zapisać dokument jako szablon TMVX (Plik | Zapisz jako | Zapisz jako typ: „Szablon”). Zapisany szablon będzie dostępny w menu Plik | Nowy | Więcej.

Epilog

Kilka tygodni temu zaczepiła mnie przyjaciółka (TA przyjaciółka), a jej oczy błyszczały złowrogo. Próbowała scalić dwa dokumenty przekazane jej przez starszego kolegę, ale każde wklejenie akapitów z jednego dokumentu do drugiego powodowało dziwne rzeczy.

Formatowane tekstu samo się zmieniało, przełączała się czcionka wklejonego tekstu, definicje stylów ewidentnie kolidowały ze sobą. Podejrzewała, że to sprawka gremlinów (jak już wspominałem w jednym z poprzednich wpisów, jest to mało prawdopodobne, ale staram się zachować otwartość umysłu).

Zapytałem, czy korzystała ze stylów akapitu. „Oczywiście!”, odpowiedziała, głęboko urażona moim pytaniem. Ale czy w dokumentach tego starszego kolegi też były używane style? Nie były. Dokumenty sformatowano przy użyciu budzącego postrach „Malarza formatów”.

Ostatecznie przyjaciółka pokonała bestię, ustawiając praktyczne style akapitu w głównym szablonie dokumentu i przenosząc je do dokumentu źródłowego oraz docelowego. Gdy wszystkie inne sposoby ją zawiodły, ten jeden zadziałał. Teraz ona też jest szalenie zakochana w definicjach stylów.

Kto chętny, aby wypróbować możliwości stylów akapitu?