Het verhaal van twee theses

Heel, heel lang geleden, werd mijn thesis nogal lang. Het was één dag voor de inleverdatum, en ik moest nog een paar pagina’s toen ik me realiseerde dat ik ongeveer 10 pagina's over de gestelde limiet was. Ik had geen tijd meer om de hele thesis te bekijken en boel in te korten.

Maar ik had een idee, ik opende mijn tekstverwerker en paste de regelafstand van de alinea';s een klein beetje aan. Nu lag ik weer onder de limiet, ook al was het maar net. Door de algemene paginamarges iets aan te passen, had ik plots wat extra pagina's over. Ik typte snel de conclusies van mijn thesis en zo bleef ik uiteindelijk vijf pagina's onder de limiet. De wijzigingen in de opmaak waren onopvallend genoeg dat de professor mijn bedrog niet door had en mijn thesis werd geaccepteerd.

Die aanpassingen op de laatste dag kostten me maar een half uurtje.

Een week later was het de beurt aan een goede vriend van mij. Voor haar thesis gold hetzelfde, die was ook te lang. Ik bedacht dat het ook eenvoudig kon worden opgelost op dezelfde manier als ik met de mijn had gedaan en stelde, stom als ik was, voor om het probleem wel even op te lossen. Achteraf gezien had ik eerst even een kijkje moeten nemen in het document voordat ik dat beloofde.

Ze had helemaal geen alineastijlen gebruikt. Haar kopregels waren alinea's met plaatselijke opmaak. Ze had zelfs handmatige regelafbreking gebruikt en spaties om quotes te laten inspringen. Voor nummers binnen tabellen gebruikte ze spaties om ze onder elkaar uit te lijnen.

Het kostte me meerder dagen om de boel te herstellen en daarna ongeveer een half uur om de opmaak zo te regelen dat ze binnen de toegestane hoeveelheid pagina's bleef. Toen ik uiteindelijk zover was gekomen, had ik echt al de pest aan mijn vriendin en was ik overtuigd van het gebruik van stijldefinities.

Het gevaar van lokale opmaak.

Veel gebruikers maken gebruik van de tekentaakbalk voor de opmaak van de tekst. Ze selecteren de tekst, passen het lettertype en -grootte aan, soms ook nog de regelafstand, en gaan vrolijk verder met typen in de nieuwe opmaak.

En als ze buiten het gebied van de opmaak komen, passen ze het opnieuw handmatig aan (wat was het lettertype ook al weer? Welke grootte had ik ingesteld?) of ze gebruiken de Format painter een hulpmiddel om de instellingen van het vorige deel over te zetten op de nieuwe tekst.

Veel gebruikers nemen niet eens de moeite om vooraf de kopregels in te stellen: ze geven de voorkeur aan het typen van de tekst, selecteren de alinea en passen de grootte van het lettertype aan en maken alles vetgedrukt. Lekker makkelijk - en een garantie op een puinhoop..

Deze aanpas heeft veel nadelen. Hier volgen enkele daarvan: De Format painter is ingewikkeld in gebruik, zeker als het gaat om het overzetten van de opmaak van de ene pagina naar de andere. Als iemand je verteld om de grootte van het lettertype aan te passen voor een alinea, zit je met een eindeloze taak. Sommige opmaakopties zijn niet eens beschikbaar in het lintmenu, de alinea-afstand is daar een van.

Lokale opmaak wordt pas echt een nachtmerrie al je tekst kopieert en plakt uit andere documenten. Definities van tekens alinea's gaan al snel de strijd met elkaar aan over wie de overhand heeft, de inconsistentie wordt dan pas echt een moeilijk op te lossen probleem.

Innerlijke rust met alineastijlen

De beste oplossing voor opmaakproblemen is om alineastijlen te gebruiken in plaats an lokale opmaak. Dit zorgt voor consistente opmaak voor dezelfde elementen, de mogelijkheid om indexering en samenvattingsfunctionaliteit te gebruiken, en nog beter voor de overerving van de opmaak van andere stijlen. Dat geld eigenlijk ook voor alle andere tekstverwerkers, waaronder Microsoft Word en LibreOffice, maar ik baseer mijn uitleg op SoftMaker's TextMaker. Duh!

TextMaker toont alineastijlen in zowel de sectie “Stylen” als op het tabblad Home van het lint in de optionele zijbalk. Als de zijbalk verborgen is, kun je het activeren in het “Windows” deel van het linttabblad Weergave. Gebruik de pictogrammen bovenin om in de zijbalk te wisselen tussen de alinea- en tekenstijlen. Er bestaat ook ene zijbalk voor Documentstructuur die hier later bespreek.

Het tabblad Alineastijlen van de zijbalk geeft altijd aan welke stijl actief is op de cursurpositie. Er zijn twee manieren om de huidige alineastijl te bewerken: je kunt de opmaakopties gebruiken op het linttablad Home eb de alineastijl overschrijven met de aanpassingen of je klikt op de knop Bewerken onderaan de zijbalk en je voert de aanpassingen door in het dialoogvenster voor de alinea.

Een combinatie van beide opties werkt ook. Selecteer eerst de alinea door driemaal te klikken, pas vervolgens het lettertype aan en de grootte , evenals de uitlijningsopties totdat je het resultaat krijgt dat je wilt. Klik met rechts op de alineastijl in de zijbalk en selecteer Bijwerken vanuit de tekst vanuit het contextmenu. De wijziging zou direct moeten doorwerken in alle alinea's met dezelfde stijl. Daarna kun je de knop Bewerken gebruiken om nog meer aanpassingen te maken, bijvoorbeeld om de alinea-afstand in te stellen, de tekstdoorloop en de stijl van decoratieve initialen in te stellen.

Gefeliciteerd, je hebt een stijl geërfd!

Op het tabblad Stijl van het dialoogvenster Alinea kun je ook de erfopties aanpassen. Als je het lettertype van “Heading 1” aanpast, zie je dat andere kopregelstijlen overschakelen naar het hetzelfde lettertype. Dit is omdat ze zijn ingesteld om hun basisstijl te erven. Door gebruik te maken van het tabblad Stijl, kun je de erfregels instellen (“Gebaseerd op”) en definiëren welke stijl je moet volgen als je een nieuwe alinea aanmaakt. Een mogelijke gebruikersoptie is om een “Normale decoratieve initiaal”-stijl te definiëren die altijd gevolgd wordt door “Normaal”. Daarna kun je de kopregels instellen op over te schakelen op “Normale decoratieve initiaal - en voila, TextMaker voert zelf de vereiste opmaak door en jij kunt gewoon lekker doortypen.

Standaard toont TextMaker vier beschikbare stijlen in de zijbalk, “(Normaal” en Heading 1 t/m 3). Door de optie Weergave onderaan de zijbalk te wijzigen in Alle stijlen, krijg je alle vooraf gedefinieerde stijlen te zien.

Nu zit je alleen nog met de vraag wat je moet doen met alle opmaakinstellingen die handmatig is ingesteld voordat je de stijlen hebt gedefinieerd. TextMaker biedt de opdracht Tekenopmaak herstellen op het linttabblad Home (snelkoppeling op het toetsenbord: Ctrl+Spatie), maar dit heeft een groot nadeel: niet alleen worden handmatige alineastijlen hersteld, maar ook alle opmaakt zoals vetgedrukt en hyperlinks worden verwijderd.

Een goede workaround is om ergens binnen de alinea te klikken, een andere alineastijl te selecteren en die daarna weer terug te zetten op de stijl die je wilt. Merk op dat dit niet het letterbeeld en de grootte opnieuw instelt als deze zijn toegepast op een deel van de alinea – deze wijzigingen van de tekenstijl kunnen alleen worden gereset door gebruik te maken van Tekenopmaak resetten.

Genieten van de voordelen voor de inhoudsopgave en documentstructuur

De juiste opmaak van kopregels scheelt enorm veel hoofdpijn. Door bijvoorbeeld het Pagina-einde in te stellen op het tabblad Tekstsdoorloop van het dialoogvenster Alineastijl, kun je er voor zorgen dat Heading 1 altijd bovenaan een nieuwe pagina staat. Behouden met volgende op hetzelfde tabblad zorgt ervoor dat de kopregels ook bij een volgende alinea worden gebruikt.

Voor de opmaak van alinea’s als kopregels, kun je Alineastijlen gebruiken in de zijbalk, of de groene pijlen op het linttabblad Overzicht of met het toetsenbord: Alt+1 voor Kop 1, Alt+2 voor Kop 2, etc. Gebruik Alt+0 om een kopregel terug te zetten op een normale alinea.

Het grote voordeel van het gebruik van kopregelstijlen is dat je de navigatie binnen grote documenten ermee kunt verbeteren. Als de zijbalk het tabblad Documentstructuur toont, dat is ingesteld op Documentinhoud, worden de documentkopregels hiërarchisch afgebeeld in een boomstructuur , net als mappen in een bestandsstructuur. Klik op een kopregel om naar dat deel van de het document te springen.

De structuur is perfect voor het instellen van de juiste kopregels (Weergave | Structuur). Nadat je de kopregels hebt ingesteld om de juiste hiërarchie, kun je snel een inhoudsopgave van je document maken (Referenties | Inhoudsopgave | Genereren), compleet met paginanummers.

Hergebruik van opmaak van andere documenten

Nadat je je eigen alineastijlen hebt ingesteld, zou het een schande zijn als je die gevangen houdt binnen dat ene document. Met TextMaker is het eenvoudig om de stijldefinities van het ene naar het andere document over te zetten: In de zijbalk, leidt het vervolgkeuzemenu Organiseren naar de dialoog Stijlen beheren.

Als zowel je donordocument en het doeldocument open zijn, zijn dit de standaarddocumenten die in de dialoog worden weergegeven. Als je maar één document open hebt, klik je op Openen om een tweede document te openen. Omdat beide zijden van de dialoog een knop hebben voor Openen, kun je ook stijlen overzetten van twee willekeurige documenten.

Als je je documentstijlen wilt gebruiken voor alle toekomstige documenten, kun je deze overzetten naar het bestand Normal.tmvx in je documentmap (%userprofile%\Documents\SoftMaker\Templates 2018\English). Je kunt ook een nieuw sjabloon aanmaken voor een bepaald documenttype door je document op te slaan als een TMVX-sjabloon (Bestand | Opslaan als | Opslaan als type: “Sjabloon”). Daarna is het sjabloon beschikbaar via Bestand | Nieuw | Meer.

Epiloog

Enkele weken geleden benaderde een vriendin mij met een gevaarlijke gloed in haar ogen. Ze probeerde twee documenten samen te voegen die ze had gekregen van haar manager, maar wanneer ze de alinea's van het ene in het andere document overzette, gebeurde er vreemde dingen.

De tekstopmaak veranderde uit zichzelf, geplakte tekst veranderde van lettertype en stijldefinities voerden openlijk strijd met elkaar. Ze verwachtte dat er gremlins aan het werk waren (dezelfde die al eerder voorbij kwamen in een ander blog, en hoewel dat onwaarschijnlijk was, probeerde ik ook daar rekening mee te houden).

Ik vroeg haar of ze alineastijlen had gebruikt. “Natuurlijk”, zei ze en ze was diep beledigd door mijn vraag. Maar worden ie ook gebruikt in de documenten van je manager? Dat was niet het geval. Het document was behandeld met de gevreesde “Format painter”.

Mijn vriendin kon uiteindelijk orde scheppen door verstandige alineastijlen te gebruiken in haar centrale documentsjabloon en deze over te zetten naar zowel het bron- als het doeldocument. Nadat ze alle andere mogelijkheden had uitgeput, was dit voor haar de oplossing. Nu is ook zij helemaal verliefd op stijldefinities.

Wil je nu nog steeds alineastijlen een keer proberen?