La storia della stesura di due documenti per la tesi di laurea

Molti anni fa, la stesura della mia tesi di laurea ha richiesto molto tempo. Mi restava un solo giorno per rispettare la scadenza prevista per la consegna del documento e mi mancavano solo un paio di pagine da completare. Tuttavia, mi sono reso conto che il documento finale era più lungo di dieci pagine rispetto al limite imposto dalla direzione della mia facoltà. Non avevo quindi il tempo per rivedere e ridurre il testo della mia tesi di laurea.

A questo punto mi è venuta un’idea: ho aperto la finestra degli stili di paragrafo del mio elaboratore di testo e ho ridotto leggermente il valore dell’interlinea. Questo mi ha permesso di rientrare, anche se non completamente, nel numero totale di pagine ammesso. Dopo aver anche ridotto impercettibilmente i margini impostati per l’intero documento ero riuscito ad avere disposizione una mezza dozzina di pagine. Così mi sono messo sfrenatamente a scrivere il testo della conclusione della mia tesi con il risultato di ottenere un documento di cinque pagine più corto rispetto al limite massimo ammesso. Le modifiche apportate all’impaginazione erano davvero minime e l’ufficio della facoltà per il deposito delle tesi di laurea non ha sollevato alcuna obiezione.

Gli interventi apportati all’ultimo minuto all’impaginazione della mia tesi mi ha richiesto meno di mezz’ora di tempo.

Poche settimane dopo, scadeva anche il termine per la presentazione della tesi di una mia cara amica. Anche il suo documento era troppo lungo. Ho pensato che la procedura applicata alla mia tesi funzionasse anche per la sua e, stupidamente, le ho detto che avrei potuto risolvere anche il suo problema. Con il senno di poi mi sono reso conto che, prima di farle questa promessa, avrei dovuto dare un’occhiata più attenta al documento della sua tesi di laurea.

Durante la stesura della sua tesi, non aveva assolutamente utilizzato gli stili di paragrafo. I titoli e i sottotitoli non erano altro che semplici paragrafi di testo ai quali aveva applicato una formattazione manuale. Inoltre, per fare rientrare le citazioni, aveva anche inserito delle interruzioni di riga manuali e degli spazi. I valori numerici delle varie righe delle tabelle erano stati allineati inserendo manualmente degli spazi.

La riparazione di questi danni ha richiesto vari giorni, mentre per la riformattazione di tutto il documento per farlo rientrare nel numero di pagine previsto è stata sufficiente circa mezz’ora. Alla fine del lavoro ero davvero seccato con la mia amica ma, al contrario, mi sono davvero innamorato della funzione per la definizione degli stili di paragrafo.

I pericoli della formattazione manuale

Per formattare il testo, molti utenti utilizzano la barra degli strumenti “Carattere”, selezionando semplicemente il testo da modificare, intervenendo manualmente sul tipo e sulla dimensione (corpo) del carattere e sull’interlinea per poi passare a una nuova formattazione manuale.

Quando si rendono conto di aver superato un limite di pagine imposto, intervengono di nuovo manualmente sulla formattazione (Ma quale carattere avevo utilizzato? E quale era il corpo assegnato in precedenza?), oppure per trasferire le impostazioni di formattazione a un nuovo testo utilizzano lo strumento Copia formato.

Molti utenti, inoltre, non si preoccupano delle impostazioni predefinite per i titoli o i sottotitoli, limitandosi a digitarne il testo, a selezionare il paragrafo, ad aumentare la dimensione del carattere e ad applicare il grassetto. Indubbiamente, è una soluzione facile, ma è anche una “splendida” ricetta per fare un disastro.

Questo approccio presenta molti lati negativi. Qui riporto quelli più evidenti: lo strumento “Copia formato” è molto noioso da utilizzare, in particolare quando è necessario trasferire una formattazione da una pagina all’altra. E quando, per esempio, viene richiesto di aumentare la dimensione del carattere di 1 punto, ci si ritrova di fronte a un lavoro apparentemente senza fine. Nella barra multifunzione non sono disponibili alcune opzioni di formattazione, e la definizione dello spazio da inserire prima e dopo un paragrafo è una di queste.

La formattazione manuale può diventare davvero un incubo quando si deve copiare e incollare un testo tra documenti diversi. È qui che le definizioni di formattazione del carattere e del paragrafo iniziano a diventare davvero importanti per evitare di dover gestire possibili incoerenze sempre più difficili da gestire.

Gli stili di paragrafo facilitano le cose

La soluzione migliore per gestire i problemi di formattazione è quella di utilizzare gli stili di paragrafo invece di applicare una formattazione manuale. Gli stili di paragrafo assicurano l’uniformità di formattazione degli stessi elementi, consentono di utilizzare le funzioni per la creazione di sommari e di documenti strutturati e, ancora meglio, possono anche “ereditare” la formattazione applicata ad altri stili. Gran parte di quanto segue vale per tutti i programmi di elaborazione di testo, compresi Microsoft Word e LibreOffice, ma qui concentrerò la mia attenzione su SoftMaker TextMaker. Ma non mi dire!

In TextMaker si può accedere agli stili di paragrafo sia dalla sezione “Stili” della scheda della barra multifunzione Home, sia dalla barra laterale opzionale. Se la barra laterale è nascosta, per visualizzarla accedere alla sezione “Finestre" della scheda della barra multifunzione Visualizza. Le icone in alto consentono di passare dalla barra laterale per gli stili di paragrafo a quelli del carattere, e viceversa. Si ha anche a disposizione la barra laterale Mappa documento di cui parlerò più avanti.

La scheda della barra laterale Stili paragrafo segnalerà sempre lo stile attivo del paragrafo nel quale si trova il cursore. Vi sono due modi per modificare lo stile di paragrafo attivo: utilizzare le opzioni di formattazione della scheda della barra multifunzione Home e, quindi, sovrascrivere e modificare le definizioni dello stile di paragrafo, oppure si potrà fare clic sul pulsante Modifica in fondo alla barra laterale e apportare le modifiche necessarie nella finestra di dialogo “Paragrafo”.

È anche possibile utilizzare una combinazione di queste due modalità. Prima selezionare un paragrafo facendovi sopra triplo clic, quindi modificare il tipo e la dimensione del carattere e le opzioni di allineamento fino a ottenere il risultato desiderato. Fare clic con il pulsante destro del mouse su uno stile di paragrafo della barra laterale e selezionare, dal menu contestuale, la voce Aggiorna da testo. Le modifiche apportate verranno immediatamente applicate a tutti i paragrafi associati allo stesso stile di paragrafo. A questo punto si potrà fare clic sul pulsante Modifica per apportare ulteriori modifiche: per esempio, impostare la spaziatura prima e/o dopo il paragrafo, controllare lo scorrimento del testo e definire uno stile per i capolettera.

Congratulazioni! Ora avete “ereditato” uno stile!

Nella scheda Stile della finestra di dialogo Paragrafo è anche possibile definire le opzioni da ereditare. Quando si modifica il tipo di carattere di “Titolo 1” si noterà che gli altri stili di paragrafo adotteranno lo stesso tipo di carattere. Questo perché gli stili sono impostati per ereditare l’uno dall’altro lo stile basilare. La scheda Stile consente di definire le regole per l’ereditarietà (“Basato su”) e quale stile dovrà essere applicato quando si crea un nuovo paragrafo. Un esempio potrebbe essere l’impostazione dello stile “Capolettera Normale” e si desidera che venga sempre seguito da un paragrafo con lo stile “Normale”. Successivamente si potranno impostare i titoli associandoli a “Capolettera Normale”. Ecco fatto! TextMaker applicherà automaticamente la formattazione necessaria mentre si scrive.

Per default, nella barra laterale, TextMaker visualizzerà inizialmente solo quattro stili (“Normale”, e gli stili da “Titolo 1” a “Titolo 3”). Se si imposta l’opzione Mostra della parte inferiore della barra laterale su Tutti gli stili, verranno visualizzati tutti gli stili predefiniti.

Ma questo lascia aperta la questione di che cosa fare della formattazione manuale applicata prima di aver definito i vari stili. TextMaker, nella scheda della barra multifunzione Home (scorciatoia di tastiera: Ctrl+Barra spazio), contiene anche il comando Ripristina formattazione del carattere che, tuttavia, ha un suo lato negativo: non si limita a reimpostare lo stile manuale del paragrafo ma elimina anche tutte le altre formattazioni, tra cui il grassetto e i collegamenti ipertestuali.

Una soluzione potrebbe essere quella di fare clic in un punto qualsiasi del paragrafo, selezionare uno stile di paragrafo diverso e, quindi, tornare allo stile desiderato. Tenere presente che questa operazione non ripristinerà le modifiche apportate al tipo e alla dimensione del carattere applicate a una sola porzione di un paragrafo. Queste modifiche allo stile di carattere possono essere ripristinate con Ripristina formattazione del carattere.

Richiamo delle voci per i sommari e le mappe documento

La corretta formattazione dei titoli può davvero contribuire a evitare dei mal di testa. Per esempio, l’impostazione Interruzione di pagina della scheda Distribuzione testo della finestra di dialogo Stile paragrafo fa sì che un paragrafo “Titolo 1” compaia sempre all’inizio di una nuova pagina. L’opzione Mantieni con successivo della stessa scheda assicura che il titolo non venga mai isolato dal paragrafo successivo.

Per formattare i paragrafi come titoli/sottotitoli utilizzare gli stili di paragrafo della barra laterale, le frecce verdi della scheda della barra multifunzione Struttura o la tastiera: Alt+1 attiverà lo stile di paragrafo “Titolo 1”, Alt+2 “Titolo 2” ecc., mentre Alt+0 trasformerà un titolo in paragrafo normale.

Il vantaggio principale dell’utilizzo degli stili per i titoli è che facilita la navigazione all’interno di documenti particolarmente estesi. Quando la barra laterale contiene la scheda Mappa documento, impostarla su Contenuto documento. Questa operazione visualizzerà gerarchicamente la sequenza dei titoli in una struttura separata, simile a quella della visualizzazione dei file. Fare clic su un titolo per passare alla parte del documento corrispondente.

La visualizzazione della struttura del documento è perfetta per definire correttamente i titoli (Visualizza | Struttura). La corretta organizzazione gerarchica dei titoli e dei sottotitoli consente di creare rapidamente un sommario del documento (Riferimenti | Sommario | Genera) associandone le voci ai numeri di pagina corrispondenti.

Riutilizzo della formattazione di altri documenti

Dopo aver definito gli stili di paragrafo sarebbe davvero un peccato se rimanessero “inchiodati” a un solo documento. TextMaker consente di trasferire facilmente le definizioni degli stili da un documento all’altro: nella barra laterale, il menu a comparsa Organizza consente di accedere alla finestra di dialogo Gestisci stili.

Se sono aperti il documento originale e quello di destinazione, questi corrisponderanno per default a quelli visualizzati nella finestra di dialogo. Se, invece, è aperto un solo documento, fare clic su Apri e selezionare un secondo documento. Dato che in entrambi i riquadri della finestra di dialogo è presente il pulsante Apri si potranno anche trasferire gli stili da tra due documenti qualsiasi.

Quando si desidera utilizzare gli stili di un documento per tutti i successivi documenti futuri, è possibile trasferire gli stili nel file Normale.tmvx nella cartella dei documenti (%userprofile%\Documenti\SoftMaker\Templates 2018\English). Se si salva un documento come modello TMVX (File | Salva come | Salva come tipo: “Modello”) è anche possibile creare un nuovo modello da applicare solo ad alcuni tipi di documento. Il modello così creato sarà accessibile da File | Nuovo | Altro.

Epilogo

Alcune settimane fa, un’amica mi ha avvicinato con uno pericoloso bagliore negli occhi. Stava cercando di consolidare due documenti che aveva ricevuto da un collega ma quando copiava e incollava i paragrafi da un documento all’altro le succedevano cosa strane.

La formattazione cambiava da sola, il testo incollato cambiava tipo di carattere e le definizioni degli stili erano in conflitto una con l’altra. Sospettava quindi che vi fossero dei gremlin all’opera (come gia detto in un blog precedente, i gremlin non c’entrano nulla ma, comunque, io sono una persona con una mentalità particolarmente aperta).

Le ho quindi chiesto se stesse lavorando con gli stili di paragrafo. “Ma certo!”, mi ha risposto, particolarmente offesa dalla mia domanda. Ma gli stili erano stati utilizzati anche nei documenti del suo collega? Evidentemente no. L’altro documento era stato formattato con lo strumento “Copia formatto”.

Alla fine la mia amica è riuscita a “domare la belva” definendo alcuni stili di paragrafo nel suo modello di documento centralizzato e trasferendoli a entrambi i documenti. Dopo aver provato di tutto, questa soluzione ha risolto definitivamente il problema. Adesso anche lei si è perdutamente innamorata dell’impostazione degli stili di paragrafo/carattere.

Perché non ci provate anche voi?