L’histoire de deux mémoires

Il y a bien longtemps de cela, la longueur de mon mémoire de fin d’études était devenue considérable. Il restait un jour avant la date de remise, et j’avais encore quelques pages à écrire lorsque j’ai réalisé que je dépassais d’environ dix pages la limite établie.par l’université Je n’avais pas le temps de reprendre l’ensemble de mon mémoire pour le raccourcir.

Mais une idée m’est rapidement venue : je suis allé dans les paramètres de style de paragraphe de mon traitement de texte et j’ai très légèrement réduit l’interligne. J’étais alors sous la limite, mais tout juste. En diminuant imperceptiblement les marges générales de la page, je me suis immédiatement retrouvé avec une demi-douzaine de pages encore utilisables. J’ai frénétiquement tapé la conclusion de mon mémoire, et j’ai terminé avec cinq pages de moins que la limite. Les modifications de mise en page étaient suffisamment faibles pour que mon département ne remarque pas ma petite tricherie, et mon document fut accepté.

Cette manipulation de dernière minute de la mise en page de mon mémoire m'a pris moins d’une demi-heure.

Quelques semaines plus tard, une de mes très bonnes amies devait remettre son mémoire. Son mémoire devenait également trop volumineux. Je me suis dit que je pouvais régler l'affaire de la même manière que pour mon mémoire et bêtement, je lui ai proposé de m'en charger. Avec le recul, j’aurais vraiment dû regarder de plus près son document avant de dire cela.

Elle n’avait pas utilisé les styles de paragraphe du tout. Ses titres étaient des paragraphes avec une mise en forme locale. Elle avait même effectué des retours à la ligne manuels et utilisé des espaces pour les retraits. Les nombres à l’intérieur des tableaux étaient placés les uns sous les autres simplement en insérant des espaces.

Il m’a fallu plusieurs jours pour réparer les dommages et environ une demi-heure pour remettre le tout en forme jusqu’à ce que le nombre de pages convienne. Arrivé à ce point, j’étais extrêmement contrarié vis-à-vis de mon amie et follement épris de mes définitions de style.

Les dangers de la mise en forme locale

De nombreux utilisateurs mettent en forme leur texte à l’aide de la barre d’outils des caractères. Ils sélectionnent le texte, définissent la police et la taille de caractère, peut-être même l’interligne, puis ils continuent la saisie avec la nouvelle mise en forme.

Lorsqu’ils arrivent hors de la zone mise en forme, soit ils redéfinissent la mise en forme à la main (« C’était quelle police déjà ? » « Quelle taille ai-je utilisé ? »), soit ils utilisent l’outil de reproduction de mise en forme pour appliquer leurs précédents réglages au nouveau texte.

Par ailleurs, beaucoup d’utilisateurs ne s’embêtent pas avec les définitions pré-existantes de titres : ils saisissent leur texte, sélectionnent le paragraphe, augmentent la taille des caractères et mettent ceux-ci en gras. Un jeu d’enfant – qui peut vous mener tout droit au désastre.

Cette méthode comporte de nombreux inconvénients. Voici quelques points négatifs particuliers : l’outil de reproduction de la mise en forme est très délicat à utiliser, particulièrement lors d’un transfert de mise en forme d’une page à l’autre. Si quelqu’un vous demande d’augmenter la taille de caractère pour les paragraphes d’un point, vous allez être confronté(e) à une corvée qui vous paraîtra sans fin. Certaines options de mise en forme ne sont même pas disponibles dans le ruban (comme l’espacement entre paragraphes).

La mise en forme localisée peut s’avérer un véritable cauchemar lorsque vous copiez-collez du texte vers et depuis d’autres documents. Les réglages concernant les caractères et les mises en forme de paragraphe en viennent rapidement à tenter de se dominer l’un l’autre ; les incohérences deviennent de plus en plus difficiles à gérer.

Les styles de paragraphe pour avoir l’esprit serein

La meilleure solution aux problèmes de mise en forme consiste à utiliser les styles de paragraphe plutôt qu’une mise en forme localisée. Ces derniers garantissent une mise en forme cohérente des éléments identiques, permettent d’utiliser les fonctionnalités d’index et de plan et, encore mieux, ils peuvent hériter de la mise en forme d’autres styles. La majorité de ce qui suit s’applique à tous les traitements de texte, dont Microsoft Word et LibreOffice, mais je vais me baser sur TextMaker, de SoftMaker, pour mes explications. Surprenant, non ?

TextMaker affiche les styles de paragraphe dans la section « Styles » de l’onglet de ruban Accueil, ainsi que dans le volet latéral optionnel. Si votre volet latéral est masqué, vous pouvez l’activer dans la section « Fenêtres » de l’onglet de ruban Affichage. En vous servant des icônes en haut, vous pouvez modifier le contenu du volet latéral : style de paragraphes ou style de caractères. À cet endroit se trouve en outre un onglet du volet latéral Plan du document sur lequel je reviendrai plus loin.

L’onglet de volet latéral Styles de paragraphe mettra toujours en surbrillance le style actif au niveau du curseur. Il y a deux façons de modifier le style du paragraphe en cours : vous pouvez soit utiliser les options de mise en forme sur l’onglet de ruban Accueil puis changer le style de paragraphe en appliquant vos réglages, soit cliquer sur le bouton Modifier en bas du volet latéral et effectuer vos réglages dans la boîte de dialogue Paragraphe.

Il est également possible de mélanger les deux méthodes. Sélectionnez d’abord un paragraphe en cliquant trois fois dessus, puis définissez la police, la taille de caractère et les options d’alignement jusqu’à ce que vous arriviez au résultat désiré. Faites un clic droit sur le style de paragraphe dans le volet latéral et sélectionnez Mettre à jour du texte à partir du menu contextuel. La modification est censée s’appliquer aussitôt à tous les autres paragraphes avec le même style. Vous pouvez alors utiliser le bouton Modifier pour faire davantage de modifications – par exemple pour définir l’espacement entre paragraphes, gérer les enchaînements et établir un style de lettrines.

Toutes nos félicitations, vous avez hérité d’un style !

Dans l’onglet Style de la boîte de dialogue Paragraphe, vous pouvez également définir les options d’héritage. Lorsque vous changez la police du « Titre 1 », vous remarquerez que les autres styles de titre prennent la même police. C’est parce qu’ils sont paramétrés pour hériter leur style de base l’un de l’autre. En utilisant l’onglet Style, vous pouvez définir les règles d’héritage (« Basé sur ») et aussi définir le style qui devra suivre quand vous créez un nouveau paragraphe. L’une des possibilités d’application consiste à définir un style « Lettrine normale » et de le paramétrer pour qu’il soit toujours suivi de « Normal ». Ensuite, vous pouvez paramétrer vos titres pour qu’ils passent en « Lettrine normale » – et voilà, TextMaker appliquera la mise en forme nécessaire de lui-même pendant que vous continuez à écrire gaiement.

Par défaut, TextMaker affichera initialement quatre styles disponibles dans le volet latéral (« Normal » et Titre 1 à 3). En réglant l’option Afficher en bas du volet latéral sur Tous les styles, vous pouvez visualiser tous les styles prédéfinis.

Reste la question de savoir quoi faire avec toute la mise en page qui a été appliquée manuellement avant de définir vos styles. TextMaker dispose de la commande Réinitialiser la mise en forme des caractères dans l’onglet de ruban Accueil (raccourci clavier : Ctrl+Espace), mais cela comporte un inconvénient notable : cela réinitialisera non seulement les styles appliqués aux paragraphes, mais cela supprimera aussi toute la mise en forme telle que caractère gras et liens hypertexte.

Une solution possible est de cliquer n’importe où dans le paragraphe, sélectionner un autre style de paragraphe, puis revenir au style que vous désirez. Notez bien que cela ne réinitialisera pas les modifications faites à l’attribut ou la taille de caractère si elles ont été appliquées à seulement une partie du paragraphe – ces changements relatifs au style des caractères peuvent seulement être réinitialisés en utilisant Réinitialiser la mise en forme des caractères.

Tirez parti des styles avec les tables des matières et les plans de document

Une mise en forme correcte des titres peut éviter de nombreux soucis. Par exemple, en réglant le paramètre Saut de page dans l’onglet Enchaînements de la boîte de dialogue Style de paragraphe, vous pouvez vous assurer qu’un Titre 1 sera toujours en haut d’une nouvelle page. Conserver avec prochain dans le même onglet permet d’être sûr qu’un titre sera toujours associé au paragraphe suivant.

Pour mettre en forme des paragraphes en tant que titres, utilisez les styles de paragraphe dans le volet latéral, les flèches vertes dans l’onglet de ruban Plan ou votre clavier : Alt+1 appliquera le Titre 1, Alt+2 le Titre 2, etc. Utilisez Alt+0 pour redonner à un titre la forme d’un paragraphe normal.

L’intérêt majeur d’utiliser les styles de titre est que cela améliore la navigation dans les documents volumineux. Lorsque le volet latéral affiche l’onglet Plan du document, choisissez Contenu du document, cela entraînera un affichage hiérarchique des titres du document sous forme arborescente, à la manière d’un dossier dans le système de fichiers. Cliquez sur un titre pour accéder à cette partie du document.

La vue Plan est idéale pour établir les titres adéquats (Affichage | Plan). Une fois que vous avez paramétré les titres selon leur hiérarchie propre, vous pouvez rapidement créer une table des matières pour votre document (Références | Table des matières | Générer), complète avec les numéros de page.

Réutiliser la mise en forme provenant d’autres documents

Une fois que vous avez défini vos styles de paragraphe, il serait dommage de les garder « prisonniers » dans le document concerné. TextMaker offre une manière aisée de transférer les définitions de style d’un document à l’autre : dans le volet latéral, le menu déroulant Organiser mène à une boîte de dialogue Gérer les styles.

Si vos deux documents (source et cible) sont ouverts, ils deviendront les documents affichés par défaut dans la boîte de dialogue. Si vous avez un seul document d’ouvert, cliquez sur Ouvrir pour choisir le second document. Comme les deux côtés de la boîte de dialogue comportent un bouton Ouvrir, vous pouvez également transférer des styles depuis n’importe lequel des deux documents.

Si vous désirez utilisez les styles de votre document pour tous vos futurs documents, vous pouvez les transférer vers le fichier Normal.tmvx dans votre dossier des documents (%userprofile%\Documents\SoftMaker\Templates 2018\English). Vous pourriez également définir un nouveau modèle uniquement pour un certain type de document en enregistrant votre document en tant que modèle TMVX (Fichier | Enregistrer sous | Enregistrer en tant que type : « Modèle »). Ceci fait, le modèle est accessible via Fichier | Nouveau | Plus.

Épilogue

Il y a quelques semaines, une amie est venue vers moi avec une lueur menaçante dans son regard. Elle tentait de fusionner deux documents que lui avait passés un de ses supérieurs, mais chaque fois qu’elle collait les paragraphes d’un document vers l’autre, des choses bizarres se produisaient.

La mise en forme du texte se modifiait toute seule, les polices du texte collé étaient permutées, les définitions de style étaient clairement en conflit l’une contre l’autre. Elle soupçonnait que de mauvais génies étaient à l'œuvre (comme nous l’avons évoqué dans un précédent article du blog, c’est peu probable, mais j’essaie de faire preuve d'une grande ouverture d'esprit).

Je lui ai demandé si elle travaillait avec les styles de paragraphe. « Bien sûr » m’a-t-elle répondu, profondément offensée par ma question. Mais les documents de son collègue les utilisent-ils aussi ? Ce n’était pas le cas. L’autre document avait été mis en forme en utilisant le redoutable « outil de reproduction de la mise en forme ».

Mon amie a finalement réussi à « maîtriser le monstre » en définissant des styles de paragraphe judicieux dans son modèle de document central et à les transférer vers le document source et le document cible. Elle avait tenté de nombreuses solutions sans succès, mais cette dernière a fonctionné. Elle est à présent, comme moi, folle amoureuse des définitions de style.

Essayez donc les styles de paragraphe, vous avez tout à y gagner !