Historia de dos tesis

Hace mucho mucho tiempo, me pasé del límite al escribir mi tesis doctoral. Y justo el día anterior a la fecha límite de presentación, cuando todavía me quedaban un par de páginas para terminarla, me di cuenta de que me había pasado unas diez páginas del límite que había establecido el director del departamento. No tenía tiempo para revisar toda mi tesis para recortar cosas.

Pero tuve una idea: abrí la opción de configuración de estilos de párrafo de mi procesador de textos y reduje un poquito es espaciado de línea. Ya estaba de nuevo dentro del límite, aunque eso sí, por los pelos. Y reduciendo imperceptiblemente los márgenes de las páginas, de repente me quedaban aún media docena de páginas. Tecleé frenéticamente al escribir la conclusión de mi tesis, y terminaron sobrándome unas cinco páginas para alcanzar el límite. Los cambios de diseño fueron lo suficientemente pequeños para que el departamento no notara mi pequeño engaño y mi trabajo fue aceptado.

La manipulación de última hora del formato de mi tesis no me llevó ni media hora.

Unas semanas más tarde, una gran amiga mío estaba a punto de dar una disertación. Al igual que me había pasado a mí, su disertación también era demasiado larga. Me imaginé que eso podría arreglarse tan fácilmente como mi tesis y cometí la estupidez de decirle que arreglaría su problema muy gustosamente. Ahora sé que debería haber echado un vistazo más a fondo a su documento antes de decir eso.

No había utilizado estilos de párrafo. Sus títulos eran párrafos con formato local. Ni siquiera había utilizado espacios y saltos de línea manuales para las citas. Los números del interior de las tablas estaban alineados unos debajo de otros con espacios.

Me llevó varios días deshacer el daño hecho y una media hora volver a dar formato a todo hasta que encajara en el número de página asignado. Llegados a este punto, estaba muy enfadado con mi amiga y locamente enamorado ya de las definiciones de estilo.

Los peligros del formato local

Muchos usuarios dan formato a su texto utilizando la barra de herramientas de caracteres. Seleccionan el texto, ajustan el tipo y tamaño de la fuente, tal vez incluso el espacio del interlineado, y luego continúan escribiendo con el nuevo formato.

Cuando terminan fuera del rango de formato, o bien reajustan el formato a mano (¿qué tipo de fuente era? ¿qué tamaño escogí?) o usan la herramienta Copiar formato para traspasar la configuración anterior al nuevo texto.

Muchos usuarios tampoco se molestan con las definiciones de los títulos preexistentes: en lugar de eso, escriben su texto, seleccionan el párrafo, aumentan el tamaño de la fuente y ponen la fuente en negrita. Pan comido... y la receta perfecta para el desastre.

Este método tiene un montón de desventajas. Estos son algunos de sus puntos débiles: La herramienta de Copiar formato es muy tediosa de usar, especialmente cuando se transfiere el formato de una página a otra. Cuando alguien le dice que aumente el tamaño de la fuente de los párrafos en un punto, se enfrenta a una tarea aparentemente interminable. Algunas opciones de formato ni siquiera están disponibles en la cinta, como el espaciado de los párrafos.

El formato local puede convertirse en una verdadera pesadilla cuando se copia y se pega texto en y desde otros documentos. Las definiciones basadas en caracteres y los formatos de los párrafos comienzan rápidamente a luchar entre ellos y las incoherencias se hacen cada vez más difíciles de manejar.

Los estilos de párrafos le aportan tranquilidad

La mejor solución para los problemas de formato es utilizar estilos de párrafo en lugar del formato local. Le aseguran un formato coherente para los mismos elementos, permite la funcionalidad del índice y del resumen y, mejor aún, pueden heredar el formato de otros estilos. La mayoría de lo siguiente se aplica a todos los procesadores de texto, incluyendo Microsoft Word y LibreOffice, pero centraré mi explicación en el TextMaker de SoftMaker. ¡Obviamente!

TextMaker muestra los estilos de párrafo tanto en la sección "Estilos" de la pestaña de la cinta Inicio en la barra lateral opcional. Si su barra lateral se oculta, puede activarla en la sección "Ventanas" de la pestaña de la cinta Ver. Usando los iconos de la parte superior, puede cambiar la barra lateral entre los estilos de párrafo y de caracteres. También hay una pestaña de la barra lateral del mapa del documento de la que hablaré más adelante.

La pestaña de la barra lateral Estilos de párrafo siempre destacará el estilo activo en la posición del cursor. Hay dos maneras de editar el estilo de párrafo actual: puede utilizar las opciones de formato de la pestaña de la cinta Inicio y luego sobrescribir el estilo de párrafo con sus ajustes o bien hacer clic en el botón Editar en la parte inferior de la barra lateral y realizar los ajustes en el cuadro de diálogo Párrafo.

También funcionará una mezcla de ambos métodos. Primero seleccione un párrafo haciendo triple clic en él y luego ajusta la fuente, el tamaño de la fuente y las opciones de alineación hasta que coincidan con lo que quieres. Haga clic con el botón derecho del ratón en el estilo de párrafo de la barra lateral y seleccione Actualizar desde el texto en el menú contextual. El cambio debería trasladarse inmediatamente a todos los demás párrafos con el mismo estilo. Ahora puede usar el botón Editar para hacer más ajustes, como establecer el espaciado de los párrafos, controlar el flujo de texto y establecer un estilo de mayúsculas.

¡Enhorabuena, has heredado estilo!

Puede ajustar las opciones heredadas en la pestaña Estilos del cuadro de diálogo Párrafo. Al cambiar la fuente de "Título 1", notará que el resto de estilos de títulos cambiarán a la misma fuente. Esto se debe a que están configurados para heredar su estilo básico de uno a otro. Usando la pestaña Estilos, puede configurar las reglas heredadas ("Basado en") y definir el estilo que se debe seguir al crear un nuevo párrafo. Un posible caso de uso es establecer un estilo "Letras capitulares normales" y definirlo para que siempre vaya seguido de "Normal". A continuación, puede configurar los encabezados para cambiar a "Letras capitulares normales" y voilà, TextMaker aplicará el formato necesario por sí mismo mientras usted simplemente escribe alegremente.

Por defecto, TextMaker mostrará inicialmente cuatro estilos disponibles en la barra lateral ("Normal" y los títulos de 1 a 3). Cambiando laopción Mostrar en la parte inferior de la barralateral a Todos los estilos, puede ver todos los estilos predefinidos.

Esto deja la pregunta de qué hacer con todo el formato que se aplicó manualmente antes de establecer los estilos. TextMaker ofrece el comando Restablecer formato de caracteres en la pestaña dela cinta Inicio (atajo de teclado: Ctrl+Espacio), pero esto tiene un inconveniente importante: no solo se restablecerán los estilos de párrafo manuales, sino que también se eliminará todo el formato como la negrita y los hipervínculos.

Una buena solución es hacer clic en cualquier parte del párrafo, seleccionar un estilo de párrafo diferente y luego volver al estilo deseado. Tenga en cuenta que esto no restablecerá los cambios en el tipo de letra o el tamaño de la fuente si se han aplicado sólo a una parte de un párrafo - estos cambios en el estilo de los caracteres sólo se pueden restablecer utilizando Restablecer formato de caracteres.

Cosechando las recompensas con tablas de contenidos y mapas de documentos

Formatear los títulos correctamente puede ahorrarle muchos dolores de cabeza. Por ejemplo, al establecer Salto de página en la pestaña Flujo de texto del cuadro de diálogo Estilo de párrafo, puede asegurarse de que un Título 1 esté siempre en la parte superior de una nueva página. Mantener para el siguiente en la misma pestaña le asegura que un título siempre coincidirá con el del siguiente párrafo.

Para dar formato a los párrafos como encabezados, utilice los estilos de párrafo de la barra lateral, las flechas verdes de la pestaña de la cinta Esquema o el teclado: Alt+1 establecerá el encabezado 1, Alt+2 establecerá el encabezado 2, etc. Utilice Alt+0 para convertir un encabezado en un párrafo normal.

La principal ventaja de usar estilos de títulos es que mejora la navegación en documentos grandes. Cuando la barra lateral muestra la pestaña Mapa del documento, establecida en Contenido del documento, mostrará jerárquicamente los encabezados del documento en una estructura de árbol, muy similar a una carpeta en el sistema de archivos. Haga clic en un título para saltar a esa parte del documento.

La vista de esquema es perfecta para establecer los títulos adecuados (Ver | Contorno Una vez que haya establecido los títulos en su propia jerarquía, puede crear rápidamente una tabla de contenidos para su documento (Referencias | Tabla de contenidos | Generar) y completarla con los números de página.

Reutilizar el formato para otros documentos

Una vez que haya establecido sus estilos de párrafo, sería una lástima mantenerlos encarcelados en ese único documento. TextMaker le ofrece una forma fácil de transferir definiciones de estilo de un documento a otro: en la barra lateral, el menú desplegable Organizar le llevará al diálogo Administrar estilos.

Si tanto el documento de origen como los documentos de destino están abiertos, éstos serán los documentos predeterminados que se mostrarán en el diálogo. Si sólo tiene un documento abierto, haga clic en Abrir para escoger el segundo. Dado que a ambos lados del diálogo encontrará un botón Abrir, también puede transferir estilos de dos documentos cualesquiera.

Si quiere usar los estilos de su documento para todos sus futuros documentos, puede transferirlos al archivo Normal.tmvx de su carpeta de documentos (%userprofile%\Documents\SoftMaker\Templates 2018\Español). También puede crear una nueva plantilla solo para un determinado tipo de documento, guardando el documento como una plantilla TMVX (Archivo | Guardar como | Guardar como tipo: "Plantilla"). Tras hacerlo, su plantilla estará disponible en Archivo | Nuevo | Más.

Epílogo

Hace unas semanas, una amiga se me acercó con un peligroso brillo en sus ojos. Intentaba unificar dos documentos que le había entregado un colega de alto rango, pero cada vez que pegaba párrafos de un documento al otro, sucedían cosas extrañas.

El formato del texto cambiaba solo, el texto pegado cambiaba de fuente y las definiciones de estilos de ambos documentos estaban abiertamente en guerra. Empezaba a sospechar de la existencia de duendes en su trabajo (como se mencionó en una entrada anterior del blog, esto es poco probable, pero trato de mantener la mente abierta).

Le pregunté si trabajaba con estilos de párrafo. "Por supuesto," me respondió, muy ofendida por la pregunta. ¿Pero se habían usado en los documentos de su colega? No. El otro documento había sido formateado usando la temida opción "Copiar formato".

Mi amiga finalmente se las arregló para domar a la bestia estableciendo unos estilos de párrafo sensatos en su plantilla de documento central y transfiriéndolos tanto a los documentos de origen como a los de destino. Después de haberlo probado todo y fracasar, esta fue la solución que funcionó. Ahora ella también está locamente enamorada de las definiciones de estilo.

¿Por qué no le da una oportunidad a los estilos de párrafo?