Inicio Productos Soporte Comprar Quiénes somos Office anywhere Librerías de fuentes Etiquetado de CD Vista general Componentes Office online/offline Manejo de documentos Groupware   Precios educacionales | Foro | Revendedores | Mapa del sitio | Contáctenos | Su feedback Fuentes gratis: www.freefont.de   Sistema de manejo de documentos, contactos y citas distribuidos Uno de los objetivos de la "sociedad de la información" ya fue alcanzado: las PCs tienen acceso a cantidades abundantes de información, especialmente cuando forman parte de una red o de la misma de la Internet. Pero el segundo y más importante objetivo es aún un sueño: encontrar rápidamente información relevante, sin necesidad de pasar mucho tiempo leyendo información inútil. El sistema de manejo de documentos de SoftMaker ofrece un nuevo enfoque para este problema. Toda empresa tiene que lidiar con gran cantidad de documentos de diferente tipo: Documentos "físicos" (cartas de clientes), archivos reconocidos-por-escáner y almacenados Documentos electrónicos como textos, correos electrónicos, notas adjuntas en grupos de discusión, etc. Comunicaciones internas como memoranda, planos, bocetos etc. etc. Todos estos documentos contienen información que se usa repetidamente, y cuando se le necesita es tan rápido como sea posible, como cabe suponerse. Además, las personas recolectan montones de información de las páginas web que consideran útiles o escanean artículos de diarios y revistas y los almacenan en la PC. Este tipo de información también tiene que estar disponible rápidamente, siempre que se le precise. Pero hay una cosa que todos los tipos de documentos tienen en común: contienen información que tiene que ser almacenada en algún lugar, debe de poder buscarse y tiene que poder compartirse con otros, siempre que resulte necesario. Existe una diferencia crucial: estos documentos son almacenados en formatos completamente diferentes. Sólo pueden ser leídos con el software que los creó. Por esto, los usuarios que busquen información en diversos formatos deberán usar numerosos programas cuyas funciones de búsqueda son distintas entre sí y suelen ser, por lo general, bastante limitados. En la práctica, la búsqueda de cierta información puede volverse una tarea de gran magnitud: ¿Dónde habré guardado aquello? ¿En un documento de Word? No, no encontré nada en el Word. ¿Era un e-mail? No, la búsqueda dentro del programa de mail no produjo ningún resultado. ¿Fue en un sitio web? ¿O se hallará escondido en las profundidades de un archivo de Adobe Reader? O... Enormidades de esfuerzo humano y tecnológico para encontrar una pieza de información... Es por esto que SoftMaker Office anywhere tiene un enfoque diferente: Todos los documentos creados por un usuario, ya sean textos, hojas de cálculo, memos o correos electrónicos, se almacenan en una base de datos central. Vanos a llamarla "base de conocimiento" individual del usuario. Si así lo desea, la base de conocimiento puede almacenar sus e-mail, facsímiles recibidos y enviados, páginas web guardadas por el usuario, artículos reconocidos-por-escáner, etc. Todos los documentos almacenados en esta base de datos son automáticamente indexados. Por lo tanto, los usuarios pueden hallar a un determinado autor, fecha, asunto, etc. muy rápidamente. Aún con búsquedas de texto integral que muestran sus resultados muy rápido, sin importar si la base de datos es grande o pequeña.   Usando "categorías" También, los usuarios pueden crear "categorías" y atribuir a cada documento una o más categorías. Por ejemplo, si Ud. tiene tres documentos, uno sobre Microsoft Word, otro sobre Internet Explorer, y otro sobre TextMaker, Ud. los puede clasificar en las siguientes categorías: Documento sobre Microsoft Word: Documento sobre Internet Explorer: Documento sobre TextMaker: Microsoft Microsoft SoftMaker procesador de texto navegador web procesador de texto monopolio monopolio competidor de Microsoft Ahora cuando busque la categoría Microsoft en su "base de conocimiento", SoftMaker Office anywhere le mostrará su documento sobre Microsoft Word y uno sobre Internet Explorer. Si Ud. elige la categoría procesador de texto, el documento sobre Microsoft Word y el documento sobre TextMaker serán mostrados. Los usuarios pueden crear sus propias categorías y asignar cuantas quieran a sus documentos. De esta forma queda automáticamente establecida una red de relaciones entre sus documentos, volviendo mucho más sencilla la organización de sus datos.   Almacenamiento sistemático de documentos Las aplicaciones actuales llevan a los usuarios a guardar sus documentos donde gusten. Los usuarios son libres de crear carpetas en cualquier lugar y almacenar información sin seguir ningún sistema de almacenamiento. El resultado salta a la vista: información importante puede perderse, ¡Simplemente porque nadie la podrá encontrar! Con SoftMaker Office anywhere, todos los datos se almacenan en una base de datos central. Todos los documentos creados por el usuario se crearán aquí. Los usuarios no tendrán que buscar el lugar donde el documento podría estar almacenado, sino que buscarán directamente lo que se encuentra dentro del documento. Otra ventaja del sistema de almacenamiento de documentos de SoftMaker Office es la del navegador de documentos incorporado, que no sólo lista los nombres de los documentos (como el Windows Explorer), sino que también muestra su contenido. Esto vuelve el listado de documentos en una tarea mucho más confortable, ya que Ud. podrá acceder a una presentación preliminar de cada documento. Después podrá abrirlo, anotarlo o imprimirlo con un simple clic del mouse. Office anywhere puede mostrar todos los principales formatos de documentos, como por ejemplo documentos de texto (TextMaker, Word), hojas de cálculo (PlanMaker, Excel), páginas web, artículos de diarios reconocidos-por-escáner, archivos Adobe Reader, etc.   Sincronización de datos La base de datos de documentos de usuario puede ser almacenada localmente en su PC, o – si la PC forma parte de una LAN – en un servidor de archivos, y si Ud. lo desea, el servidor puede estar conectado a Internet, permitiendo el acceso a los usuarios desde cualquier lugar del mundo, como por ejemplo una laptop. Cuando los usuarios no estén conectados a una PC que tenga la base de datos, pueden simplemente activar el modo offline. En modo offline, los usuarios continúan trabajando en sus documentos, a través de una laptop, Pocket PC, etc. Con lo que, la próxima vez que su dispositivo portátil se conecte a una PC, puede volver al modo online y todas las modificaciones en sus documentos serán automáticamente sincronizadas entre los dos dispositivos.   Compartiendo información Los documentos almacenados en la base de datos de documentos pueden abrirse como cualquier otro archivo almacenado en la PC del usuario, además de que los usuarios pueden compartir documentos con otros. Claro que estos usuarios tienen total control sobre cuales documentos comparten y con quiénes los comparten (acceso restringido, compartir con ciertos usuarios, compartir con ciertos grupos de usuarios o compartir con todos). Los documentos compartidos son automáticamente añadidos a las bases de datos de otros usuarios y, claro, automáticamente indexados para acelerar búsquedas de texto integral.   <<< Página Anterior Próxima Página >>>    © 2010 SoftMaker Software GmbH       Los precios incluyen impuestos para clientes de la UE. No incluyen gastos de envío.