Planmaker 2001(232) und/oder Datamaker

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sponcom
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Planmaker 2001(232) und/oder Datamaker

Beitrag von sponcom »

ich bin leicht zermürbt, folgende Aufgabe bekomme ich nicht gebacken:
ich möchte eine Liste erstellen bestehend aus zwei Spalten,
Spalte 1: Name
Spalte 2: Nummer.
Das war mit Planmaker allein kein Problem, und die Spalten lassen sich wunderbar sortieren.

Aber jetzt: ich habe ca. 300 Namen mit Nummern, und möchte diese dann untereinander sortiert auf zwei Blatt DIN A4 in entsprechenden Spalten nebeneinander ausdrucken; klappte auch noch.
Jedoch ändert sich die Liste fast täglich um mehrere Namen und Nummern. Kann ich die Daten in einer Liste (Datamaker?) so ändern, daß sich die Daten in der Auflistung automatisch mitändern, und ich nicht ständig Zellen löschen, einfügen odern ändern muß?
Photon
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Registriert: 05.12.2003 11:55:50

Beitrag von Photon »

Für solche Verwaltungsaufgaben ist eigentlich eine Datenbank die erste Wahl - in diesem Fall also DataMaker.
Sofern du mit den Daten nicht noch umfangreiche Berechnungen durchführen willst/mußt, würde ich für die Listenerstellung ganz auf PlanMaker verzichten und nur den DataMaker einsetzen.

Einfach die Daten aus der PlanMaker-Datei in DataMaker importieren (falls das PlanMaker-Format direkt unterstützt wird). Oder aber die PlanMaker-Datei als .dbf abspeichern und mit DataMaker öffnen.
Neue Daten erfaßt man in DataMaker über eine Formular-Maske, man kann aber auch eine Listendarstellung anzeigen lassen. Natürlich lassen sich Datensätze auch jederzeit löschen.

Zum Ausdruck legst Du Dir einen Bericht an. Vorteil: Das Aussehen eines Berichts kannst Du nach eigenen Vorstellungen anpassen und ggf. auch Berechnungen (Statistik...) usw. durchführen lassen. Außerdem brauchst Du die Einstellungen nur einmal vorzunehmen. Bei jedem neuen Ausdruck des Berichts werden die Daten automatisch angepaßt, also kein Jonglieren mit Zellen mehr.

Beachten solltest Du bei DataMaker nur, daß gelöschte Datensätze nicht wirklich aus der Datenbank gelöscht werden, sondern nur einen Löschmerker erhalten und nicht mehr angezeigt werden. Letzteres ist allerdings auch eine Einstellungssache, da man bei Bedarf auch gelöschte Datensätze mit anzeigen lassen kann. Um die zum Löschen markierten Daten gänzlich aus der Datenbank zu entferen und somit die Dateigröße zu verringern, sollte die Datenbank ab und an komprimiert werden.

Solltest Du zum ersten Mal mit DataMaker bzw. einer Datenbank arbeiten, schau einfach mal in das Handbuch oder die Programm-Hilfe.
sponcom
Beiträge: 8
Registriert: 19.09.2004 19:51:40

Beitrag von sponcom »

Vielen Dank Photon,

ich werde mal sehen, was ich am Wochenende so gebacken bekomme;
hatte jetzt mal probiert mit einer Arbeitsmappe mit bis zu 30 Blättern zu arbeiten, aber das alte Rechnerlein schmiert mir da zu oft ab, und es scheint auch sonst nicht der Königsweg zu sein.

Dann setze ich mich mal mit DataMaker auseinander, die Daten erfassen ist ja dann ein einfaches, mal sehen wie die Aktuallisierung funktioniert und ob ich den Bericht (hab ich schon mal in der Hilfe gelesen, wußte aber nicht so recht, wofür das sein sollte) so eingestellt bekomme, daß die mittlerweile mehr als 600 Datensätze sich so drucken lassen, wie ich es mir vorstelle...


Danke, danke, danke...

Sponcom
datashaker
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Beitrag von datashaker »

Hallo sponcom,
der Beitrag von Photon ist goldrichtig:
Die Datenerfassung mit DataMaker und die Anwendung von DataMaker-Berichten sind erste Wahl.
(Bei der Erstellung von Berichten übersieht man leicht die praktische Berichte-Seitenvorschau - s. DataMaker Hilfe - und die dortige Lupenfunktion.]

Es gibt aber auch zwei sehr schnelle und gelegentlich auch ausreichende Möglichkeiten zum Ausdrucken von Listen:
1. Einfach die von DataMaker automatisch erstellte Listenansicht ausdrucken oder eine extra Listenansicht selbst erstellen.
2. In TextMaker " Einfügen, Liste/Aufkleber " wählen und hier ein Schema definieren, welches auch abgespeichert wird. Von der Einstellung "Text/Tabelle" sollte man sich nicht verwirren lassen - die Spaltenanzahl der dort definierbaren Tabelle beziehen sich nicht auf die Datenbank mit ihren Spalten, sondern auf einen mehrspaltigen Ausdruck wie z.B. bei Zeitungen üblich. Mit einer Dokumentenvorlage kann man schnell gleich bleibende Zusatzinformationen - mit dem ganzen Komfort von TextMaker - für die Daten definieren.
Bei " Einfügen, Liste/Aufkleber " müssen die Daten zuvor in DataMaker in der gewünschten Reihenfolge sortiert werden, neue Datensätze werden immer am Ende der Datenbank angehängt. (Man kann sie zwar in DataMaker sofort richtig sortiert anzeigen lassen (s. "Index"), erst die Sortierfunktion sortiert die Daten aber tatsächlich in der gespeicherten Datei. (Berichte hingegen werden automatisch sortiert gedruckt)

Umd noch ein Tipp für DataMaker-Benutzer: Ein sehr kurzer Dateipfad ist von Vorteil, da dann der Pfad der benutzten Datei auch in DataMaker vollständig ablesbar ist, z.B.: C:\1\DM\Proj1\Proj1.dbf oder ähnliches. Auch sollte für jedes Projekt als erstes ein eigener Ordner erstellt werden, da regelmäßig mehrere Dateien zu einem Projekt gehören und ein eigener Ordner dem Überblick sehr dienlich ist.

Die Einarbeitung in DataMaker und Berichte erfordert etwas Engagement, es lohnt sich aber, da Datenbank-Programme und auch DataMaker genau für solche Zwecke, wie du sie verfolgst, optimiert sind.
sponcom
Beiträge: 8
Registriert: 19.09.2004 19:51:40

Beitrag von sponcom »

Danke auch Dir, Datashaker!

Ich habe es jetzt also geschafft mit PlanMaker und den Blättern in der Arbeitsmappe.
Und auch mit DataMaker in Kombination mit TextMaker.

Nur allein in DataMaker bin ich zu blöd gewesen.
Gibts da vielleicht noch einen Tip?
Formular, Liste, Bericht, selbstständige Aktuallisierungen, so weit geht alles klar. Aber ich möchte die beiden Felder jetzt näher nebeneinander und untereinander gedruckt haben. Aber vor allem sollen die 600 Datensätze nicht auf 20 Seiten nur untereinander aufgelistet gedruckt werden, sondern z.B. in 6 fortlaufenden Datensatzspalten pro Seite nebeneinander.
Ist das in DataMaker möglich????
datashaker
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Beitrag von datashaker »

Hallo sponcom,

also im DataMaker muss ich passen, falls das geht weiss ich nicht wie.
Aber die Funktion " Einfügen, Liste/Aufkleber " in TextMaker bietet die Funktion des Spaltendrucks, d. h. der Ausdruck erfolgt bei z.B. zwei Spalten nach dem Schema:
1. Datensatz_1 (komplett, in Deinem Beispiel also mit beiden Feldern) in das Feld der TextMaker-Datei, das bei einer Tabellenkalkulation A1 entsprechen würde.
2. Datensatz_2 würde in B1 geschrieben, Datensatz_3 in A2 etc.
Es wird also von links nach rechts ausgefüllt - insofern ist meine Formulierung von "mehrspaltigen Ausdruck wie z.B. bei Zeitungen üblich" nicht vollständig richtig.
Es ist jedenfalls die einzige mir spontan einfallende Möglichkeit Daten nicht nur stur untereinander, sondern platzsparend auf Spalten verteilt, zu schreiben.
Möglicherweise kannst Du durch den Wechsel von Hoch/Querformat das Ergebnis noch optimieren. Auch mit der Schriftgrösse zu "spielen" könnte hilfreich sein. (Bei Erfolg Dokumentenvorlage für Deinen Einsatzzweck erstellen)
Damit bin ich mit meinem Latein aber erstmal am Ende - weitere Spontanerleuchtungen natürlich vorbehalten.

Bei dieser Gelegenheit eine Frage an die SoftMaker:
Wäre es evtl. möglich, den Listendruck in TextMaker optional so einstellbar zu machen, das zunächst die erste Spalte von oben nach unten gefüllt wird, dann Spalte B bis x und anschließend die nächste Seite? Der Lesbarbeit von z.B. Telefonlisten käme das meiner Meinung nach zugute.
datashaker
Beiträge: 18
Registriert: 15.01.2004 22:11:43

Beitrag von datashaker »

.. die Frage an SoftMaker hat sich erledigt:
wenn in das TextMaker-Dokument zunächst über "Format, Bereich" z.B. ein Zweispaltiger Ausdruck eingestellt wird, schreibt TextMaker die Daten, die über "Einfügen, Liste/Aufkleber..." (hier Text, nicht Tabelle wählen) anschließend eingefügt werden, tatsächlich von oben nach unten in der Spalte 1 auf der Seite 1, füllt dann Spalte 2 auf Seite 1 (ggfls. usw) und beginnt mit Seite 2 sobald Seite 1 ganz gefüllt ist.
Damit lassen sich z.B. Telfonlisten oder ähnliches optimiert gestalten.

... sponcom, nochmal zu Deinem Problem: falls Du wie soeben beschrieben verfährst (1. Spalten über "Format, Bereich", dann "Liste/Aufkleber" in Textmaker) erhälst Du die Daten entsprechend dem in der "Maske" unter "Liste/Aufkleber" definierten Schema. Hier kannst Du die Datenbankfelder durch ein Trennzeichen separieren, das in dem Inhalt der Datenbank sonst nicht vorkommen sollte. Dies versetzt Dich dann in die Lage, das Ausgabeergebbnis in Textmaker zu makieren und den fortlaufenden Text des Datenbankinhalts in eine Tabelle zu verwandeln. (makieren, "Tabelle, Text in Tabelle umwandeln"
Dies funktioniert auch, falls Du mit mehreren Spalten (über das "Format"-Menü) arbeitest.
Da Du offenkundig viele Daten auf wenig Papier unterbringen möchtest noch folgende Hinweise:
1. Falls Du in TextMaker eine Tabelle erzeugst, musst Du wissen, das eine automatisch erstellte Tabelle von der Breite her von dem jeweils längsten Inhalt in einem Feld abhängt -. die Beibehaltung eines Fließtextes (evtl. mit Seperator) kann sich also platzsparend auswirken, da sich unteschiedliche Längen der Feldinhalte innerhalb eines Datensatzes hier kompensieren können.
2. auch die Einstellungen der Ränder kann man natürlich bis zum vom Drucker gerade noch bedruckbaren Bereich ausdehnen.
Gruss
DataShaker
sponcom
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Registriert: 19.09.2004 19:51:40

Beitrag von sponcom »

Vielen Dank DataShaker,

dabei bin ich ja gerade was Textmaker betrifft fast schon eine 'Korifäe', oder so ähnlich.
Das habe ich schnell wieder hinbekommen, nachdem ich Daten aus DataMaker importiert hatte. Das Ergebnis ist gut, aber der Weg dahin ist noch nicht das Wahre.
Über PlanMaker ist das alles noch sehr viel besser zum Ergebnis zu bringen, aber doch 'sehr' aufwändig; da bricht die faule Sau aus mir raus.
Wenn es jetzt mit DataMaker einen Königsweg gäbe, die Berichtsspalten auch nebeneinander zu drucken, wau, das wäre ein Super-'Feature' für mich.
Leider ist da auch nichts im Handbuch dokumentiert, aber vielleicht weiß ja jemand von SOFTMAKER mehr dazu....?

Bis dahin, nochmals vielen Dank für die ausführlichen Antworten.
mb
SoftMaker Team
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Beitrag von mb »

Hallo,

auch bei DataMaker gibt es die Möglichkeit, Aufkleber zu drucken (Datei > Neu > Aufkleber). Erstellt man beispielsweise einen Aufkleber mit 3 Aufklebern pro Zeile, wird die Datenbank quasi dreispaltig gedruckt.

Der Ausdruck erfolgt allerdings stets zeilenweise (erst wird die erste Zeile gefüllt, dann die zweite etc.). Eine Möglichkeit, die Aufkleber spaltenweise zu füllen, gibt es leider nicht.
Martin Baumgärtner
SoftMaker Software GmbH
sponcom
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fertich

Beitrag von sponcom »

So dann, also:
ich danke Euch allen für die ermunternden Worte und Hilfen.

Ich bin jetzt so verfahren:
Lege eine neue Datei mit PlanMaker an, und kopiere gleich das leere Blatt. Das ergibt eine Arbeitsmappe mit zwei Blatt.
Schreibe die Daten 'Name' und 'Nummer' nebeneinander und wiederhole das Ganze ca. 700 mal. Sortiere die Daten nach 'Name', und dann setze eine Leerzeile zwischen die 'Name'-Daten, die mit einem anderen Buchstaben beginnen. Blatt Eins ist fertig.

Richte auf Blatt Zwei die Zellen so ein, daß auf einer DIN A 4-Seite sieben Doppelspalten mit je 54 Zeilen passen.
Als Inhalt der Zellen gebe jeweils ein "=[name blatt 1].[zelle blatt 1]". Naturlich auch so ca. 700 mal. Das klappt dann so, wie ich es mir fast gedacht habe.

Aber ich habe wieder einmal mehr viel gelernt. Es ist doch unglaublich, was man mit SoftMaker alles machen kann...
sponcom
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Format übernehmen möglich?

Beitrag von sponcom »

habe jetzt die Funktion 'Bereichverschieben' im PlanMaker eingearbeitet,

dann steht da jetzt zum Beispiel als Formel für den Zelleninhalt:

=Bereichverschieben(a.a1;630;1)

aber der Zelleninhalt auf Seite 'b', in der Zelle 'b631' muß noch formatiert werden
kann ich die Formel so umändern, daß die Formatierung der Zelle auf Blatt 'a' auch in die Zelle auf Blatt 'b' übernommen wird?
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