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Sistema de gestão de documentos, contatos e agendamentos distribuídos
Um dos objetivos da "sociedade da informação" já foi alcançado: os PCs têm acesso a quantidades vastas de informação – especialmente quando estão ligados a uma rede ou mesmo à Internet.
Mas o segundo e mais importante objetivo ainda é um sonho: encontrar rápido informação relevante – sem precisar de ler enormes quantidades de informação inútil. O sistema de gestão de documentos da SoftMaker oferece uma nova abordagem a esse problema.
Toda a empresa tem que lidar com grandes quantidades de documentos:
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Documentos "físicos" (cartas de clientes), arquivos scanneados e armazenados |
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Documentos eletrônicos como textos, e-mails, notas afixadas em grupos de discussão, etc. |
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Comunicações internas como memorandos, planos, rascunhos |
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etc. etc. |
Todos estes documentos contêm informação que tem de ser encontrada novamente, quando necessário– tão rápido quanto possível, claro.
Adicionalmente, as pessoas colecionam montes de informação de páginas web que consideram úteis, ou scaneiam artigos de jornais e revistas e os armazenam em seu PC. Este tipo de informação também tem de estar disponível rápidamente, sempre que necessário.
Há uma coisa que todos os diferentes tipos de documentos têm em comum: contêm informação que tem de ser armazenada em algum local, tem de ser pesquisável, e tem de ser partilhável com outros, se necessário.
Há também outra diferença crucial: estes documentos são armazenados em formatos completamente diferentes. Apenas podem ser lidos com o software que os criou. Portanto, os usuários que procuram uma certa informação terão de lançar inúmeros programas com funções de pesquisa normalmente fracas e diferentes.
Na prática, a pesquisa de certa informação normalmente tende a se tornar uma operação de larga escala: Onde é que eu guardei aquilo mesmo? Em um documento Word? Não, não encontrei nada em word. Era um e-mail? Não, a pesquisa dentro do programa de e-mail não produziu nenhum resultado. Foi em um web site? Ou escondido nas profundezas de um arquivo Adobe Reader? Ou...
Montes de esforço humano e computacional para encontrar um simples pedaço de informação...
É por isso que SoftMaker Office anywhere usa uma abordagem diferente: Todos os documentos criados por um usuário – sejam textos, planilhas, memorandos ou e-mails – são armazenados em uma base de dados central. Vamos lhe chamar a "base de conhecimento" individual do usuário.
Se desejar, a base de conhecimento pode também armazenar e-mails recebidos, faxes recebidos e enviados, web pages salvas pelo usuário, artigos scaneados, etc.
Todos os documentos armazenados nessa base de dados são automaticamente indexados. Portanto, os usuários podem encontrar um determinado autor, data, assunto, etc. muito rapidamente. Mesmo pesquisas de texto integral mostram seus resultados muito rápido, não importa se a base de dados é grande ou não.
Usando "Categorias"
Adicionalmente, os usuários podem criar "categorias" e atribuir a cada documento uma ou mais categorias. Por exemplo, se você tiver três documentos – um sobre Microsoft Word, outro sobre Internet Explorer, e outro sobre TextMaker – você os poderia classificar nas seguintes categorias:
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Documento sobre |
Documento sobre |
Documento sobre |
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Microsoft |
Microsoft |
SoftMaker |
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processador de texto |
web browser |
processador de texto |
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monopólio |
monopólio |
competidor da Microsoft |
Agora, quando você procurar na categoria Microsoft em sua "base de conhecimento", o SoftMaker Office anywhere lhe mostrará o documento sobre Microsoft Word e um sobre Internet Explorer. Se você selecionar a categoria processador de texto, o documento sobre Microsoft Word e o documento sobre o TextMaker são mostrados.
Os usuários podem criar suas próprias categorias e atribuir quantas categorias quiserem aos seus documentos. Desta forma automaticamente fica estabelecida uma rede de relações entre seus documentos, ficando muito mais fácil a organização de seus dados.
Armazenamento sistemático de documentos
Os aplicativos atuais levam os usuários a armazenar seus documentos onde quiserem. Os usuários são livres de criar pastas em qualquer lugar e armazenar informação sem qualquer sistema de armazenamento. O resultado é óbvio: informação importante pode se perder, uma vez que ninguém jamais os poderá encontrar!
Com SoftMaker Office anywhere, todos os dados são armazenados em uma base de dados central. Todo o documento que um usuário criar se encontra aqui. Os usuários não terão que procurar o local onde um documento poderá estar armazenado. Eles buscam o que está dentro deste documento.
Outra vantagem do sistema de armazenamento de documentos do SoftMaker Office é o incluso browser de documentos. Ele não só lista os nomes dos documentos (como o Windows Explorer), mas também mostra seu conteúdo. Isto torna a listagem dos documentos muito mais confortável, uma vez que você consegue ver uma pré-vizualização de cada documento. Depois você pode abrir, anotar ou o imprimir com um simples clique do mouse.
O Office anywhere pode mostrar todos os principais formatos de documentos, por exemplo documentos de texto (TextMaker, Word), planilhas (PlanMaker, Excel), web pages, artigos de jornal scaneados, arquivos Adobe Reader, etc.
Sincronização de dados
A base de dados de documentos do usuário pode ser armazenada localmente no seu PC, ou – se o PC estiver ligado a uma LAN – em um servidor de arquivos. Se desejar, o servidor pode mesmo estar ligado à internet, permitindo aos usuários o acesso a partir de qualquer lugar no mundo através de um notebook por exemplo.
Sempre que os usuários não estiverem ligados ao PC que tem a base de dados, eles podem simplesmente ativar o modo offline. No modo offline, os usuários podem continuar trabalhando em seus documentos, através por exemplo de um notebook, Pocket PC, etc. Assim que o seu dispositivo móvel se ligar ao PC servidor novamente, pode voltar ao modo online e todas as alterações em seus documentos serão automaticamente sincronizadas entre os dois aparelhos.
Partilha de informação
Os documentos armazenados na base de dados de documentos podem ser acessados como outro qualquer arquivo armazenado no PC do usuário. Adicionalmente, os usuários podem partilhar documentos com outros. Claro que os usuários têm total controle sobre quais documentos partilham e com quem os partilham (nenhuma partilha, partilha só com certos usuários, partilha com um grupo de trabalho, ou partilha com todos).
Os documentos partilhados são automaticamente adicionados
à base de dados de outros usuários e, claro,
automaticamente indexados para acelerar pesquisas de texto integral.
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